Expensya refuerza su solución automatizada de gestión de gastos profesionales con su nueva oferta de tarjetas corporativas Mastercard virtuales y/o físicas. De la mano de este lanzamiento da respuesta a todas las necesidades que atraviesan las empresas en este proceso, desde el pago hasta la integración contable. Esta oferta de pago ofrece respuestas concretas para los desafíos que enfrentan actualmente las organizaciones: El aumento del teletrabajo está cambiando profundamente la organización de los pagos en las empresas y obliga a los departamentos financieros a replantearse las soluciones puestas a disposición de sus colaboradores. Ahora estas deben ser compartidas, accesibles a distancia y seguras. El crecimiento de los pagos con tarjeta, especialmente para compra de licencias SaaS (LinkedIn, Google Ads, OVH, etc). Según cifras del Banco de España, en 2021 el pago con tarjeta o a través del móvil crecieron en un 29 %. Los anticipos de dinero, que resultan siempre problemáticos para los departamentos contables ahora pueden vigilarse, teniendo visibilidad en todo momento sobre el dinero gastado y aquel disponible.
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Una solución de gestión de gastos flexible y segura
Un gran número de empresas, especialmente las PYMES, aún no han digitalizado la gestión de sus gastos empresariales. Muchas de ellas siguen gestionando los desembolsos de los equipos en una hoja de cálculo Excel, lo que genera mucho trabajo administrativo y un riesgo importante ligado a la gestión física de los recibos sin posibilidad de control (errores, pérdidas y fraudes).
Por ello, muchas organizaciones ya utilizan soluciones de gestión de gastos como Expensya, que ha permitido a sus clientes ahorrar el equivalente a 2 millones de horas de trabajo durante 2021. Al mismo tiempo, estas empresas suelen ofrecer tarjetas corporativas únicamente a los equipos directivos. Los empleados tienen que adelantar los desembolsos de su bolsillo o utilizar una tarjeta de la empresa que se comparte, lo que supone un riesgo para la seguridad y el control de los desembolsos.
Como resultado, los departamentos financieros no tienen visibilidad sobre los gastos en los que han incurrido sus colaboradores y no controlan el uso de las tarjetas de empresa. Sólo tienen una visión a posteriori, una vez que las compras se han conciliado en las cuentas.
Tarjetas de débito para mayor seguridad y control en tiempo real
En este sentido, Expensya completa su actual oferta de SaaS con tarjetas de débito para empresas. Los departamentos financieros pueden ahora crear una tarjeta en formato desmaterializado en pocos segundos para los empleados que las necesiten. La misma puede ser utilizada inmediatamente en línea, pero también sin contacto con Google Pay y Apple Pay. De ser necesario, también es posible solicitar una tarjeta física.
Una vez creadas, el director financiero o el mánager puede configurarlas en pocos clics, con un presupuesto determinado, puntual o mensual, con posibilidad de supervisión del importe disponible para cada tarjeta y según las necesidades. También se podrán definir las condiciones de uso: límites de gastos, horas y días de uso, categorías autorizadas, etc. Esta configuración precisa de cada tarjeta de pago, que se realiza según el empleado y sus necesidades, permite mantener el control de los gastos y optimizar la tesorería de la empresa.
Asimismo, Expensya ofrece un nivel adicional de seguridad al vincular el uso de las tarjetas corporativas a presupuestos aprobados de antemano (como, por ejemplo, aquellos para realizar la publicidad online). Más allá del límite establecido, las transacciones no están autorizadas. En resumen, no se gasta ni un solo euro que no haya sido aprobado previamente. Los departamentos financieros, por su parte, obtienen un 100% de visibilidad en tiempo real sobre los gastos incurridos y los presupuestos asignados con el balance del sueldo disponible en la tarjeta.
Visión 360º sobre los gastos, desde la validación hasta la integración contable
“Ofrecer tarjetas de pago no es suficiente. Las empresas necesitan una plataforma unificada para obtener visibilidad de sus gastos y ahorrar tiempo en sus procesos. Con nuestro nuevo producto de pago, nuestros clientes tienen acceso a la plataforma de gestión de gastos empresariales más completa del mercado", afirma Karim Jouini, cofundador y director general de Expensya.
Las tarjetas corporativas de Expensya completan la oferta de SaaS para la gestión y automatización de los gastos de las empresas, proporcionando una plataforma todo en uno, desde la validación del presupuesto hasta la integración contable. Cuando los empleados hacen compras, pueden añadir en menos de 3 segundos sus recibos de gastos haciendo una foto con su teléfono móvil o integrando su factura en PDF en su ordenador. En caso de que olviden hacerlo, la solución les hará llegar una notificación para evitar que los departamentos contables tengan que “correr” a fin de mes detrás de los justificantes. Con la ayuda de la solución, las empresas logran tratar el 97%** de los recibos en menos de 3 días. Además, dado que Expensya cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria, cuando la versión digital de los mismos cumpla con las condiciones demandadas por la Administración esta tendrá el mismo valor legal que la versión en papel, que puede tirarse.
Los propios clientes de Expensya ya comprueban todos los beneficios de la herramienta y sus tarjetas para empleados. “Trabajábamos con Expensya para la parte de los informes de gastos y ahora estamos encantados de que se desarrolle esta oferta de pago porque era una necesidad interna. Tenemos previsto dotar a nuestros colaboradores de tarjetas virtuales para las compras de marketing y de tarjetas físicas para los desplazamientos habituales. Elegimos Expensya por su oferta flexible y segura, así como por su plataforma "todo en uno" que garantiza un seguimiento global de los gastos en tiempo real. También apreciamos el enfoque de construcción en conjunto del producto para que responda perfectamente a las necesidades de nuestros clientes", añade Marc Lemarchand, Director Administrativo y Financiero de Domino's Pizza.
En definitiva, el objetivo de Expensya es ofrecer un ecosistema integrado y automatizado para que los departamentos financieros puedan reducir el tiempo que dedican a procesar la información contable. La solución ofrece integraciones a medida para adaptarse al ecosistema del cliente con sus respectivos bancos, ERP, herramientas de nómina, de reserva, etc. Esto permite la recuperación automática de los recibos, reduciendo el tiempo de procesamiento y el riesgo de errores y logrando ahorrar hasta 3** días al mes en la contabilidad de los proveedores.