Para tener esta preparación se presentan, a continuación, los errores más habituales y cómo puedes anticiparte a ellos en tu día a día.
Suele ser habitual que alguien proponga una idea original y se le da luz verde enseguida, sin apenas reflexión, poniendo a un equipo en marcha, pero sin una planificación realista y consensuada, el caos acabará apareciendo.
Lo que se puede y debe hacerse antes de poner en marcha nada, será sentarse con el equipo, definir tareas, asignar responsables y establecer hitos razonables y alcanzables. Es mejor perder una semana afinando el plan que perder tres meses corrigiendo errores sobre la marcha.
A veces, los proyectos arrancan con metas mal definidas utilizando frases como “mejorar la experiencia del cliente” o “hacer crecer el negocio” que suenan bien, pero no dicen nada en concreto.
Un consejo práctico en este sentido será asegurar que los objetivos estén claros desde el principio. Se deben definir y quedar fuera de toda duda los objetivos a conseguir, el tiempo para alcanzarlos, los recursos con los que se cuenta… Si esta información se desconoce, se genera desconcierto, bloqueos y, al final, frustración.
Si no hay una comunicación fluida, el proyecto no avanza, la falta de información, los malentendidos o los silencios prolongados son responsables de muchos retrasos y conflictos internos.
Para solucionarlo, habrá que establecer una rutina de seguimiento para coordinar con efectividad. Una breve reunión semanal, una herramienta compartida (como Asana o Notion) o simplemente un canal de chat activo pueden ser de gran utilidad.
En demasiadas ocasiones se asumen capacidades que no se poseen. Se asignan tareas sin preguntar por la disponibilidad, se presupuestan recursos sin confirmarlos, o se espera que un equipo pequeño cubra tareas para las que haría falta el doble de personas.
Para evitar esta situación es aconsejable revisar con honestidad los recursos con los que se cuenta sin sobrecargar a nadie y, si hay que reducir el alcance del proyecto, hacerlo a tiempo. Un buen gestor sabe cuándo apretar… y, también, cuándo aflojar.
Pensar que “ya lo resolveremos si pasa algo” es un error de base muy habitual. Siempre hay imprevistos con proveedores que fallan, cambios de normativa, rotación de personal, problemas técnicos…
Cómo anticiparte a estos peligros comenzaría con hacer una lista de posibles escenarios problemáticos. Sin obsesionarse, pero con un plan B (o C) preparado. Cuanto mejor se identifiquen los riesgos al principio, más rápido se reaccionará en caso de ser necesario.