Además, este cambio supone una oportunidad para la gestión empresarial: digitalizar procesos, optimizar cobros, reducir morosidad y mejorar eficiencia. Pero también conlleva exigencias tecnológicas, organizativas y de cumplimiento normativo que las empresas deben anticipar.
En este artículo analizamos en profundidad qué es la factura electrónica, cuál es el calendario previsto para su obligatoriedad en España, a quién afecta, qué implicaciones tiene para las empresas y autónomos, y cómo prepararse para cumplir con éxito esta nueva etapa.
¿Qué es la factura electrónica y por qué es relevante?
La factura electrónica es un documento en formato digital que viene a sustituir o complementar a la factura tradicional en papel, pero con los mismos efectos legales, garantizando autenticidad, integridad de su contenido y conservación en formato electrónico.
En el entorno empresarial esto significa que la emisión, envío, recepción y archivo de facturas pueden realizarse electrónicamente, lo cual permite importantes ventajas:
Por tanto, más allá de un mero asunto técnico o fiscal, la factura electrónica es ya una cuestión estratégica de gestión empresarial: transformar el ciclo de facturación implica repensar procesos, sistemas, formación interna, relaciones con proveedores y clientes.
Situación actual normativa en España
Obligatoriedad frente a las Administraciones Públicas
Desde el 15 de enero de 2015, las facturas dirigidas por proveedores de bienes o servicios hacia las Administraciones Públicas deben ser electrónicas. Esta medida ya exigía a muchas empresas que facturan al sector público adaptarse a un formato digital estandarizado. Aun así, su operativa electrónica no siempre ha sido extensiva a las relaciones entre empresas privadas o entre profesionales.
Ampliación de la obligación al ámbito B2B
La Ley Crea y Crece, publicada en septiembre de 2022, establece la obligación de usar la factura electrónica para las relaciones entre empresarios y profesionales. Sin embargo, esa obligación está condicionada al desarrollo reglamentario: aún falta la publicación del reglamento técnico que defina los formatos, los plazos y los estados de factura que hay que enviar.
Por ello, aunque la norma está aprobada, los plazos concretos de aplicación general todavía están pendientes de que ese reglamento entre en vigor. Y eso genera un periodo de transición que las empresas pueden aprovechar.
¿Cuáles son los plazos previstos?
Los plazos de obligatoriedad serán escalonados en función del volumen de facturación de la empresa y de la fecha de aprobación del reglamento técnico:
¿A quién afecta la factura electrónica obligatoria?
La obligación se dirige a “empresarios y profesionales” que realicen actividades económicas en España y que emitan facturas en el ámbito de su actividad. Esto abarca tanto sociedades (empresas) como autónomos.
Importa tener en cuenta que la obligatoriedad es para las relaciones entre empresarios y profesionales (B2B) y no necesariamente para las operaciones con consumidores finales (B2C), salvo que se regule lo contrario.
Por tanto, la factura electrónica obligatoria ampliará su alcance desde aquellas que ya se dirigen a la Administración a todas las operativas comerciales entre empresas y profesionales.
¿Qué volumen o tamaño de empresa está implicado?
Como se ha señalado en los plazos, se distingue en base al volumen de operaciones:
¿Qué operaciones y formatos están implicados?
La obligación se referirá a la emisión y recepción de facturas electrónicas en las relaciones B2B. Las compañías deberán emitir facturas en formato electrónico estructurado, con los requisitos técnicos que se definan en el reglamento, y sus clientes deberán poder recibirlas, procesarlas y almacenarlas.
Además, se prevé que las plataformas de intercambio y los sistemas de facturación deban garantizar la trazabilidad de los estados de la factura (aceptación, rechazo, pago) y comunicar ciertos estados al organismo fiscal competente.
La generalización de la factura electrónica en España marcará un antes y un después en la forma en que las empresas gestionan sus relaciones comerciales. No se trata únicamente de una exigencia normativa, sino de una transformación profunda en la gestión documental, financiera y operativa de cualquier organización.
Las empresas que se anticipen, adapten sus sistemas y formen a sus equipos estarán mejor posicionadas para cumplir con los nuevos requisitos y aprovechar las ventajas que ofrece esta digitalización. En un entorno empresarial cada vez más competitivo, prepararse a tiempo puede marcar la diferencia entre reaccionar con urgencia o liderar con eficiencia.
La factura electrónica no es solo el futuro: es ya una realidad que llama a la puerta.