Parece algo obvio y sin importancia alguna: llegar a un sitio nuevo y ser acogido por las personas que lo integran, haciéndote sentir cómodo y parte de él. El proceso de Onboarding no está implementado en todas las empresas, en algunas ni siquiera llega a realizarse más que la breve presentación “del nuevo” al equipo ya existente.
Pero, ¿tiene importancia real?
¿De qué sirve crear un procedimiento que regule ese proceso de bienvenida y acogida al nuevo miembro de la empresa?
En líneas generales facilita la adaptación al puesto y da la información necesaria para comenzar de la manera más eficiente posible. Pero entonces, si es tan útil, ¿por qué no se realiza siempre y se establece un protocolo conocido y ejecutado por todos los integrantes?
Cuando no se facilita toda la información necesaria, se genera más tiempo de preguntas, consultas o errores involuntarios debidos a ese desconocimiento además del retraso en la adaptación al puesto.
También existe un componente emocional que es importante cuidar para hacer sentir bien al nuevo empleado, ayudándole a incrementar la motivación y la actitud positiva ante la nueva etapa laboral a la que se enfrenta. Si el nuevo trabajador tiene la compañía de alguien de la empresa que le sirva de nexo para el resto de compañeros y departamentos, su percepción inicial será mucho mejor y contribuirá a una mejor y más rápida adaptación al puesto nuevo.
No es miedo a lo desconocido, ni únicamente la falta de información lo que dificulta la incorporación. Es sentirse solo y tener que aprender en soledad a caminar por la organización.
Cuando alguien te tiende la mano, genera la confianza necesaria para que puedas avanzar. Sentir que formamos parte de un equipo nos da la seguridad para aprender, equivocarnos y compartir. Formar parte de una organización desde el primer momento solo se puede conseguir, si se hace acompañado porque es una de las mejores maneras para que el proceso adaptativo sea mucho menor.
Se quieren obtener buenos resultados desde el principio, a veces sin dar las herramientas ni recursos adecuados, sin cuidar estos detalles que hacen de las primeras jornadas, el lugar donde queramos quedarnos y desarrollar una carrera profesional.
Un café a media mañana o compartir el espacio de la comida pueden marcar la diferencia para sentir que hemos acertado con el cambio o nos hemos equivocado de lleno.
Pero el OnBoarding no depende de una única persona ni un único departamento. Desde el CEO, pasando por los Recursos Humanos hasta las personas de cada unidad concreta que puede facilitar la primera información necesaria para empezar. Un pack de bienvenida con los elementos esenciales o promocionables de la empresa, un encuentro distendido con los jefes o líderes de los equipos, etc.. En definitiva todo aquello que pueda contribuir a ofrecer una buena acogida, facilitar una comunicación cordial y promover un ámbito donde la persona recién incorporada pueda demostrar la ilusión y las ganas por hacer un buen trabajo.
Se habla mucho de bienestar, de buen entorno laboral, de cuidados al trabajador, pero no puede reducirse únicamente a cuando surgen problemas graves y específicos. Es importante establecer protocolos de prevención, mantenimiento y contemplar toda la casuística que puede suceder en la empresa teniendo en cuenta las circunstancias, el momento y la gravedad o relevancia de los sucesos.
Establecer procedimientos de bienvenida e incluso en la despedida también, porque dejamos las empresas por múltiples motivos y en todos, ha existido un vínculo que debe cerrarse por ambas partes y no solo cuando se ha producido un despido o una salida involuntaria. La jubilación, el cambio a otras oportunidades mejores, etc...
De igual manera, sucede en la incorporación. Explicar los procedimientos de la empresa como por ejemplo, la solicitud de vacaciones por la plataforma correspondiente o dónde se encuentra la máquina del café y el comedor. Saber a quien puedes acudir en un momento de duda o inquietud, es muy importante para transmitir confianza y es un proceso que no acaba el primer día. Pasado un tiempo prudencial de 3 o 6 meses, es necesario conocer el feedback, sensaciones, la acogida real, perspectivas de futuro y cómo resulta el día a día que tanto nos ayuda a sentirnos a gusto donde estamos.
Un OnBoarding puede ir acompañado de cursos y formaciones acerca de la empresa. Conocer los distintos departamentos con los que se ha de trabajar y las personas que los integran. Todo lo necesario para facilitar esa adaptación y por tanto, evitar la rotación y el abandono de ese talento que no ha llegado a encontrar en esa empresa, el puesto de trabajo que estaba buscando.
Es un procedimiento más importante de lo que se considera. Como empresa estar ajeno a la incorporación, es estar al margen del bienestar del empleado desde el principio.
No se trata de hacer una lista interminable de protocolos o crearlos sin justificación, pero sí recoger aquellos momentos de la vida del trabajador especialmente importantes y crear los recursos necesarios para su desempeño.
Un OnBoarding que suponga el abrazo de acogida que todos quisiéramos tener cuando entramos en un grupo nuevo y desconocido.