Un nuevo estudio de Ricoh revela que la sobrecarga administrativa se está convirtiendo en un factor significativo de insatisfacción y rotación de personal, en un momento en el que Europa se enfrenta a una continua escasez de talento. Con casi la mitad de los empleados europeos (48%) ya considerando cambiar de trabajo en los próximos doce meses, los resultados muestran que el exceso de tareas administrativas está afectando a la forma en que las personas viven el trabajo y el tiempo que deciden permanecer en una empresa.
En lo que respecta a España, solo dos de cada cinco empleados de oficina encuestados (41%) afirman que dedican la mayor parte de su jornada laboral a tareas que aportan un valor directo, mientras que el 29% asegura que la mayor parte de su tiempo lo consume la administración ajena a su función principal. Como resultado, declaran perder 16 horas a la semana en estas tareas, lo que equivale a dos días laborables.
En este contexto, Carolina Cabeza, responsable de Talento y Cultura Ricoh para España y Portugal, señala que “cuando las personas sienten que gran parte de su semana se ve absorbida por tareas administrativas repetitivas, esto afecta a la percepción de que su puesto es sostenible. Con el tiempo, eso puede minar la motivación, la creatividad y la sensación de que su tiempo se dedica a un trabajo que realmente importa. No es de extrañar que, para algunos empleados, esa presión se convierta en un factor a la hora de decidir si quedarse o marcharse”.
Relaciones en tensión
El 21% de los empleados españoles admite que la administración crea ahora conflictos o tensiones en su equipo, mientras que el 14% se siente resentido hacia los compañeros que tienen cargas administrativas más ligeras. Sólo el 26% cree que las cargas administrativas se distribuyen equitativamente, y el 15% reconoce tensiones generacionales, ya que se percibe que los compañeros más jóvenes se resisten a esas tareas.
Esto está provocando desmotivación en los centros de trabajo. Una cuarta parte de los empleados encuestados (25%) afirma que la administración limita su productividad y casi el mismo porcentaje (24%) se siente menos motivado o poco comprometido con el trabajo, mientras que una quinta parte (20%) cree que ahoga su creatividad.
Para algunos, la presión es suficiente para plantearse la salida, y el 17% admite que está considerando dejar su empresa sólo por la carga administrativa.
Desconexión entre empresarios y empleados
Muchos trabajadores de nuestro país creen que sus jefes están desconectados de la realidad cotidiana de sus responsabilidades administrativas. Menos de una cuarta parte (24%) cree que su empleador se preocupa por la sobrecarga administrativa, mientras que el 27% afirma que los directivos subestiman el tiempo que consume.
“Lo que complica aún más la situación es la creencia de muchas organizaciones de que los nuevos procesos y la tecnología han aliviado la carga. Si los empleados siguen enfrentándose a problemas a diario, esa brecha en la percepción puede minar la confianza de forma silenciosa y rápida. La sobrecarga administrativa no es simplemente una cuestión de eficiencia, sino una señal de cómo se sienten apoyadas las personas hoy en día en el trabajo”, añade la responsable de Talento y Cultura de la compañía.
Con la IA y la automatización cada vez más extendidas, el 37% de los encuestados admitió sentir ansiedad ante la perspectiva de la sustitución. Sin una comunicación clara sobre cómo se va a desplegar la tecnología, la frustración y la falta de compromiso pueden intensificarse, amplificando potencialmente el desgaste.
“Muchos empleados también temen lo que la IA y la automatización pueden suponer para sus puestos. Cuando la tecnología se introduce de forma transparente, con una inversión clara en competencias y desarrollo, debería tranquilizar a las personas en lugar de inquietarlas. La retención, en última instancia, se reduce a si las personas se sienten valoradas, apoyadas y seguras de que ocupan un lugar significativo en el futuro de la organización”, concluye.
Los empleados españoles que participaron en el estudio tienen claro lo que significaría para su día a día en el trabajo una reducción de las tareas administrativas. Casi tres de cada diez (28%) indican que disfrutarían más de su trabajo si tuvieran mayor libertad para centrarse en tareas creativas, el 24% utilizaría ese tiempo para recargar las pilas adecuadamente y el 26% lo invertiría en aprender nuevas habilidades.
Metodología: Encuesta a 1.800 empleados (mayores de 23 años) con poder de decisión en materia de compras, que trabajan en RR. HH., Finanzas o Instalaciones (reparto equitativo entre esos tres departamentos; distribución natural por tamaño de empresa y sector) en Reino Unido, Francia, España, Italia, Países Bajos y Alemania (300 encuestados en cada país) en el periodo comprendido entre el 10.11.2025 y el 17.11.2025. Además, 6000 trabajadores de oficina del Reino Unido, Países Bajos, Francia, Alemania, España e Italia, entre el 11.11.2025 y el 17.11.2025. La investigación fue realizada por Opinion Matters. Opinion Matters cumple y contrata a miembros de la Market Research Society y sigue el código de conducta de la MRS y los principios de ESOMAR. Opinion Matters también es miembro del British Polling Council.