Con las cargas de cumplimiento establecidas y el apetito de los accionistas para requerir informes más frecuentemente, las organizaciones deben automatizarse lo más posible. Los procesos automatizados tienen una auditoría clara, y resultan en mayor transparencia y exactitud. Este nivel de rigor hace que sea más fácil controlar lo que está pasando, y aumentar la velocidad de los informes de forma significativa.
Un aliado perfecto
En este contexto, los directores financieros, que están a favor de la automatización (en un 83%), como desvela el informe CIMA (Chartered Institute of Management Accountants) realizado entre sus miembros, saben que la tecnología puede llevar transparencia y exactitud al reporting financiero, así como proporcionar mayor visibilidad para que el equipo directivo identifique qué parte del negocio es más (o menos) eficiente y abordar los problemas más rápidamente.
La automatización libera de las tareas más pesadas a los departamentos financieros y les permite concentrarse en actividades más valiosas y en las estrategias futuras. Dos tercios (el 62 %) de los consultados en la encuesta de CIMA consideran la automatización como un modo de aumentar la eficiencia.
Por su parte, el estudio Finanzas modernas: Impulsar la transformación desde dentro, desveló que más de la mitad (el 54 %) de los líderes financieros se muestran a favor de modificar los actuales sistemas financieros para dar respuesta a la necesidad de una mayor productividad y agilidad. Otro dato revelador es que el 43 % es partidario de implementar estos cambios para satisfacer una necesidad cada vez mayor de apostar por la innovación y las nuevas ideas.
Las razones por las que los departamentos de finanzas apuestan por la automatización, por tanto, son numerosas, más aun si se tiene en cuenta esta última iniciativa de la IASB. Aportar orden al caos, aumentar la rapidez sin sacrificar la calidad, trabajar con mayor seguridad en la nube y ayudar a los directores financieros y a sus equipos a trabajar de forma más inteligente y responder a las expectativas, son las más destacadas.
En primer lugar, los procesos automatizados en la nube, en lugar de un régimen desorganizado de mensajes de correo electrónico y de registros de auditoría poco claros y frustrantes, permiten propagar automáticamente cualquier entrada o modificación realizada en un informe a todos los demás documentos a los que afecta. Esto significa que todo el mundo trabaja con la misma información actualizada y, como resultado, el proceso es más rápido y el registro de auditoría es más claro.
En segundo lugar, la tecnología permite aumentar la rapidez sin sacrificar la calidad; cuando todo el mundo trabaja con una fuente de información única y actualizada, la posibilidad de errores se reduce en gran medida, lo que permite a las empresas llevar a cabo el cierre financiero más rápidamente y con mayor confianza. Amazon redujo su proceso de cierre financiero de cinco días a uno mediante la automatización de sus procesos y, en la actualidad, el 80 % de sus conciliaciones en activos fijos se cierran automáticamente sin intervención manual.
Los procesos automatizados en la nube, por su parte, también mejoran la seguridad de los datos, ya que la información confidencial no queda expuesta durante un flujo de trabajo de creación de informes. Todos los datos se almacenan y actualizan de forma centralizada y los líderes financieros pueden controlar el acceso, de manera que cada colaborador solo pueda manipular las entradas pertinentes.
Por último, para que los equipos financieros puedan trabajar de forma más inteligente y responder a las expectativas, es necesario un profundo conocimiento de los datos y tener la voluntad y la capacidad de trabajar con otras líneas del negocio para asegurarse de que todas las partes de la empresa se mueven al unísono.
Un nuevo salto evolutivo
En conclusión, la actividad financiera ya experimentó una transición de los libros de contabilidad y los cálculos manuales a las hojas de cálculo de Excel, así que ha llegado el momento de dar otro salto importante. Hoy en día, muchas de las formas en que nos comunicamos e interactuamos en el trabajo son automáticas y ya nos hemos acostumbrado a encontrar información al instante con un clic de ratón. Por tanto, es natural que esta evolución se implante tarde o temprano en el departamento financiero.
Lo que está claro es que existe un entusiasmo por el cambio y una tendencia internacional de unificar y automatizar la elaboración de estados financieros de las compañías y ahora es el turno de las empresas de pasar a la acción.
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