¿Qué 4 etapas hay que tener en cuenta al organizar un congreso?
Para organizar con éxito un congreso, te recomendamos estos 4 niveles a desarrollar.
Es la parte más importante ya que durante ella se marcará el camino a seguir para el resto de etapas. Para ello, hay que plantearse preguntas como: ¿qué quiero conseguir?, ¿qué quiero contar?, ¿cuál será el tema del congreso? y ¿con qué presupuesto cuento?
Es una parte fundamental que implica, además, la asignación de necesidades básicas, indispensables y sustituibles, quiénes estarán involucrados, etc.
Tener en cuenta cada aspecto de tu congreso y no olvidar ningún detalle para tenerlo todo controlado no es una tarea fácil. Ya que requiere de una gran planificación y organización que, en parte, se consigue con la experiencia. Pero, aun así, hay que intentar tenerlo todo bien atado. Ya que, de esta forma, si algo cambia inesperadamente, podrás controlarlo e incluso mejorarlo.
Dar a conocer tu evento es de vital importancia, no sólo por la asistencia, sino para generar renombre a tu trabajo y que puedas expandir tus ideas, proyectos y evolucionarlos.
Hacer un análisis que arroje un resultado de todo lo anterior te ayudará a verificar lo hecho, descartando lo malo para próximas ocasiones y conservando lo positivo próximamente.
¿Qué es lo mejor para tu evento?
En un congreso, lo común es que haya una gran asistencia de personas o participantes y, según las necesidades del mismo, cambiará el comportamiento que adoptaremos para la planificación y organización.
Por otro lado, un congreso tiene la característica de ser un evento serio, importante, con asistentes de renombre o relevancia según el tema a tratar y con invitados de honor que le darán peso a dicho evento.
Teniendo en cuenta la magnitud del evento, es aconsejable que consideres algunos puntos:
Acceso al evento
Un punto que siempre genera conflicto y en cierta medida, estrés. No hay que olvidar la identificación de los asistentes y/o participantes, la fluidez con la que se llega al recinto y el proceso en que los asistentes toman su lugar asignado.
Para organizar todo esto, hay un sinfín de opciones que te servirán. Una de ellas, para identificar a los asistentes, son las pulseras tyvek, una alternativa personalizada y efectiva para tu evento.
Este tipo de pulseras es una de las mejores opciones en el mercado para la identificación y control de entrada para tus eventos y son fáciles de utilizar y colocar. Además, son sumamente resistentes y puedes evitar el extravío o deterioro, ya que el material con el que están fabricadas es adecuado para la ocasión.
Escoge bien a tus oradores
No hay que olvidar la importancia de escoger a unos buenos oradores que realmente aporten nuevos conocimientos a los asistentes. Tienen que ser personas que tengan experiencia en el tema del congreso, que sepan llamar la atención de los asistentes, tengan una buena marca personal y que tengan una buena reputación. Para ello, es recomendable poder acceder a una red mundial de conferencistas y seleccionar al mejor orador para tu congreso.
Material de apoyo
Generalmente, un congreso tiene una duración considerable y mucha información de interés. Por eso, con el paso de los días, tal vez es complicado recordar todo lo que se ha tratado en el congreso. Por ello, ofrecer material a los asistentes para que puedan consultarlo más tarde, es de gran ayuda. No solo para ellos, sino también para ti, así tendrás la certeza de que el contenido será retenido y conservado, por ende, tendrá el éxito esperado.
Descansos
Este es un punto que va de la mano con el tiempo y duración del congreso y, que si no lo abordas correctamente, corres el riesgo de aburrir a la gente o no superar las expectativas de los asistentes. Opta por un coffee break o similar, será una idea muy agradecida por los asistentes y darás una buena impresión.
Artículos de merchandising
Ofrecer detalles antes y después del congreso como obsequio para los asistentes, te aportará esa buena impresión que necesitas. Además, ofrecer carpetas, libretas, bolis o carteras con la imagen del evento, te servirá como acción de retención de marca y tendrás más posibilidades de que recuerden tu congreso.
Afortunadamente, existen en el mercado diversos prestadores de servicios para eventos de gran magnitud y podemos apoyarnos en ellos para que la organización que necesitemos tenga el respaldo de colaboradores profesionales en su ámbito.