Esta armonía debe ser respetada del mismo modo por la contraparte occidental y por eso es importante que no haya discusiones entre los miembros de la delegación occidental durante la negociación. Si hay alguna discrepancia mejor tratarla fuera de la mesa de negociaciones. El respeto es lo más importante por eso antes de sentarse a negociar se debe de tener muy claros los objetivos de la negociación, las funciones o roles que desempeñará cada uno de los miembros de la delegación así como el orden del día. Los japoneses esperarán que respetéis al máximo la agenda fijada. De lo contrario empezarán a sospechar. Ya sabéis que la cultura japonesa por naturaleza siente desconfianza por el factor extranjero.
Ese respeto va muy vinculado al tema de la jerarquía. De ahí mi recomendación de que los miembros de la delegación enviados a negociar tengan el mismo rango que la delegación japonesa. Es más, es importante intentar enviar el mismo número de participantes que la contraparte japonesa. En el momento de las presentaciones el jefe de la delegación debe poner sumo cuidado para pronunciar e indicar correctamente el cargo de cada uno de sus colegas. Para que os hagáis una idea de la importancia de la cuestión jerárquica os diré que en Japón un subordinado sólo puede responder a las preguntas cuando su superior le autorice a hacerlo. Del mismo modo, el hecho de dirigiros directamente a un subordinado puede ofender profundamente a los jefes japoneses.
Lo dicho anteriormente muestra lo importante que es que la delegación, antes de entrar en la sala de reuniones, tenga muy claro quién presidirá, donde se sentará cada uno, el orden de las intervenciones y el orden que se aplicará para realizar las preguntas. Asimismo, se debe tener muy claras las concesiones que se pueden realizar. Os recomiendo que acordéis con vuestra empresa matriz las concesiones de primer y segundo orden teniendo siempre muy presente que cualquier concesión realizada, aunque sea verbalmente, deberéis respetarla. Los japoneses le darán más valor a vuestra palabra que al contrato firmado. De ahí que para ellos no sea tan grave incumplir alguna disposición del contrato e incluso os puedan una modificación del mismo.
La cuestión del tiempo es otro de los factores que más diferencia a la cultura japonesa en su forma de enfrentarse a una negociación. Los japoneses son por naturaleza reacios a tomar decisiones precipitadas. Esto supone que lo último que debe hacer la delegación occidental es apremiar a su contraparte japonesa para que tome una decisión en la mesa de negociaciones. Si el negociador occidental presiona a su contraparte japonesa puede encontrarse con dos situaciones: que tome una decisión de la que luego se desdiga con lo que la empresa occidental no alcanzará sus objetivos o bien, que la contraparte japonesa diga “no” a su manera es decir, utilizando expresiones indirectas tales como: “Esto requiere más estudio…”, “Lo veo difícil” o “No estoy seguro”.
El proceso de toma de decisiones se conoce en Japón como Ringi. Este concepto hace referencia a todo un conjunto de consultas informales que empiezan por los niveles jerárquicos más bajos para finalizar en las altas esferas. Para poder pasar al siguiente nivel jerárquico la propuesta deberá obtener el sello de aprobación conocido como han. Si no hay sello la propuesta no puede avanzar. De ahí que cualquier proceso de toma de decisiones se alargue tanto en el tiempo causando una gran frustración en el empresario occidental. Sin embargo, una vez pasados todos estos filtros sin duda el proceso de la negociación se acelera.
A modo de conclusión me gustaría hacer hincapié en la idea de que las negociaciones con la cultura oriental implican una serie de habilidades muy diferentes a las que estamos acostumbrados. El hecho de enfrentarse a formas de negociar tan dispares provoca una gran inseguridad y a menudo frustración en el empresario occidental. Sin embargo, es importante mantener la calma y sobre todo no mostrar esos sentimientos negativos. Acordaros de que la cultura oriental en general es de alto contexto con lo que no llevan bien la expresión de sentimientos o emociones en público. Os recomiendo que practiquéis la cara de póker y sobre todo que mantengáis en todo momento la armonía y el respeto con todos los miembros de vuestra delegación y con vuestros colegas orientales. Cuanto más preparada tengáis la reunión a nivel de material de apoyo, distribución de roles y fijación de objetivos, mayores serán las probabilidades de éxito.