El éxito o fracaso de un acto o convocatoria depende de múltiples factores y uno de los más importantes es el staff de eventos. Hablamos de ese conjunto de personas que se ocupan de que todo funcione y que incluyen desde montadores, transportistas o informáticos hasta el conjunto de profesionales que se encarga de atender al público.
Elegir bien el staff no es una cuestión secundaria; es un elemento primordial. Todo el trabajo previo a una actividad se puede ir al traste si el equipo no responde de la manera adecuada, por eso es importante recurrir a expertos. Agencias como Ego proporcionan a las empresas un equipo competente que permite afrontar los eventos con tranquilidad y garantías. La agencia Ego ha organizado actos exitosos para empresas como Sony, Ikea, Heineken o Gaes.
¿Cómo influye en staff de un evento en la imagen de marca? La influencia es directa, porque es la parte más visible de la estructura organizativa. La puesta en marcha de un acto o convocatoria, lleva detrás una ardua labor de planificación que desemboca en el día D. En ese instante, todos los esfuerzos deben confluir en un objetivo común, y el más pequeño desvío pueda acarrear consecuencias.
Imaginemos, por ejemplo, que los encargados del montaje de stands no acaban a tiempo su trabajo; la imagen de empresa se resentirá porque todos los asistentes achacarán el contratiempo a una mala organización. Lo mismo ocurriría si la limpieza fuese insuficiente, si no funcionase internet o si el catering llegase tarde; son detalles que hacen bajar la nota y al final de la cadena de responsabilidades siempre estará la marca.
Un aspecto que tiene una especial relevancia es el de las azafatas de eventos. Son las personas que atienden directamente al público y se convierten en la cara visible de la empresa. De ahí la importancia de contar con una agencia que proporcione azafatas profesionales, que aporten presencia y sepan cumplir con su cometido con el máximo rigor. Lo mismo ocurre con los camareros o con el personal de limpieza; un mal servicio o una actitud poco profesional perjudicarán a la agencia que los proporciona y, por ende, también a la empresa organizadora.
Existe una enorme tipología de eventos: conferencias, congresos, ferias, competiciones, degustaciones de productos… y cada uno va a tener sus propias necesidades. Por eso es importante que exista una buena comunicación entre empresarios y agencias, que permita organizar actos a medida y con el staff más adecuado en cada caso.
Por regla general, los eventos corporativos cuentan con el siguiente personal especializado:
Estas son las funciones más habituales vinculadas a los eventos, pero la lista no acaba aquí. También pueden añadirse modelos, cocteleros, personal de call center e incluso acompañantes para clientes vip.