Preparar a su empresa para que cumpla con la norma SEPA

Cambios en las Personas

El primer objetivo en el proceso de migración al SEPA sería asegurarse de que el personal clave se dé cuenta de que cualquier parte del negocio que no haya empezado todavía a realizar la transición lo tiene que hacer urgentemente. Es importante que todo el mundo entienda las potenciales sanciones financieras y riesgos empresariales causados por el retraso en los pagos – sanciones y retrasos empresariales que podrían afectar seriamente a todos los aspectos de una empresa desde el departamento de recursos humanos (si no se paga a los empleados); la disponibilidad de productos o servicios (si no se paga a los proveedores y partners); y por supuesto, el daño a la reputación de la empresa en su totalidad.

Establecer un grupo de trabajo internamente para realizar la migración puede ayudar bastante en el proceso y crear un organismo central que entienda la legislación, su impacto en el negocio y la importancia que tiene el cumplimiento para la empresa.

Este grupo de trabajo debería en primer lugar realizar un estudio de impacto que establezca la importancia de la norma SEPA en el negocio – un estudio que entonces pueda presentarse a todas las partes interesadas para asegurarse de que aceptan el proyecto y respaldan por completo las acciones y reformas requeridas. Es esencial que la migración al cumplimiento del SEPA no parezca internamente ser solo un problema del departamento financiero, sino un problema que tiene un impacto mucho más amplio en el negocio y que requiere por lo tanto la aceptación de cualquiera que se encuentre a un nivel de alta dirección y consejo de administración.

Una vez se haya finalizado este estudio, el alcance para la gestión completa del proceso puede empezar y preparar los pasos que guiarán a la empresa a lo largo del proceso (y el equipo que lo lleva, junto con otros interesados clave). Esta guía debería incluir los puntos de cambio en la organización donde el cumplimiento del SEPA afecta a las operaciones y donde no solo el cumplimiento tendrá un impacto sobre los datos, ficheros y procesos empresariales sino también las etapas de validación y corrección de los ficheros durante el proceso de migración.

Merece la pena destacar que hay elementos de este trabajo que tienen que hacerse internamente y otros que pueden ser externalizados a una agencia especializada para optimizar el uso del tiempo que queda y de los recursos disponibles para cumplir con la fecha límite. Decidir pronto qué aspectos de la migración se quieren externalizar es útil ya que así los compañeros de trabajo comprenderán cuáles son las responsabilidades del equipo interno.

El personal debería darse cuenta de los beneficios derivados de la protección de la integridad de los datos a largo plazo y de asegurar que el trabajo realizado en la migración hacia el cumplimiento del SEPA puede respaldar fundamentalmente el negocio a largo plazo.

Cambios en el Sistema

Una parte crucial del plan de migración al SEPA es la actualización de los sistemas para almacenar datos y generar los formatos requeridos para los pagos SEPA. En algunas empresas, hay un largo ciclo de actualizaciones y si éste se realiza después de la fecha límite del SEPA, entender cómo los datos del sistema pueden cumplir con la norma es un tema importante. Como parte del análisis sobre qué sistemas alojan información sobre pagos, es importante hacer un seguimiento de los datos desde la captura hasta la introducción. En algunos casos estos sistemas estarán alojados en empresas terceras y por lo tanto es vital saber sus planes en cuanto a cumplimiento del SEPA. Cuando un sistema es interno, por ejemplo un portal de proveedores o un sitio web de consumo, hay que comprobar que está capturando las cuentas bancarias en IBAN (International Bank Account Number - Código Internacional de Cuenta Bancaria) y, dependiendo de la ubicación del proveedor de servicio de pagos , el BIC ((Bank Identifier Code - Código de Identificación Bancaria) también, y lo ideal sería validar los detalles para asegurar una buena higiene de los datos y reducir las excepciones o pagos fallidos.

En algunos casos, se puede dejar un sistema en estado de no cumplimiento si la información que proporciona a otras partes de la empresa puede convertirse automáticamente para así conseguir el cumplimiento en otro punto del proceso. Los bancos pueden ofrecer servicios de conversión, pero no hay substituto para identificar los errores en el punto de captura, especialmente cuando los consumidores normalmente no están familiarizados con el IBAN, impidiendo así que se detecte el error en un punto en el que ya muy poco se puede hacer para corregirlo. Muchos proveedores de software tienen versiones compatibles de software y pueden ayudar a elegir el camino correcto hacia el cumplimiento del SEPA.

Cambios en los Datos

Una vez que el personal y los sistemas están de acuerdo, el siguiente paso es gestionar la conversión de datos, lo que puede parecer abrumador, pero se puede desglosar y gestionar en fases. La primera fase es una comprobación de la validación y conversión de todos los datos BBAN (Basic Bank Account Number – Número de Cuenta Bancaria Básico) conocidos y verificados a datos IBAN y a datos BIC (Bank Identifier Code - Código de Identificación Bancaria), siendo éstos dos últimos críticos para el cumplimiento del SEPA.

La extracción de los datos relevante de los sistemas empresariales es normalmente una tarea manual. Es más fácil guardar los datos como ficheros CSV (valor separado por coma) ya que es el formato más fácil de entender para muchos programas software. Para una conversión suave, validar los datos brutos tal y como se han recibido es crucial, ya que esto identificará los errores y avisos que podrían comprometer los IBANs salientes; por ejemplo, si los códigos bancarios están obsoletos, se tienen que encontrar nuevos códigos de sucursal.

Los débitos directos son otro aspecto crucial de las nuevas regulaciones SEPA y sin embargo, solo el 2% de ellos son actualmente compatibles. SEPA Direct Debits (SDDs) como otro esquema de débito directo, están basados en el siguiente concepto: “Pido dinero a alguien, con su aprobación previa me lo abono”, el deudor y el acreedor teniendo una cuenta con un proveedor de servicios de pago 8PSP) ubicado dentro del SEPA. Esta relación tiene que seguir intacta durante el cambio al cumplimiento SEPA y para pagos futuros para que todo se haga suavemente. Por lo tanto, los mandatos de débito directo que contienen datos de cuenta bancaria antiguos tiene que actualizarse a IBANs). Existen tres maneras de hacerlo:

i) se podría enviar un formulario a cada cliente que actualmente se tiene con débito directo para pedir los detalles actualizados (sin garantía de que lo rellenarán y devolverán a tiempo),
ii) puede preguntar a su banco que le ayude a recuperarlos. Finalmente, existe también la opción de utilizar a un tercero especialista para ayudar a recopilar los datos, validarlos y convertirlos.

Sea como sea, esta actualización es crucial y tiene que hacerse para asegurar que los pagos no se retrasan y que se evitan las sanciones financieras. Una decisión clave es qué volumen de esta tarea se llevará internamente ; de qué volumen necesita que el banco se encargue; y qué volumen debería encargarse una empresa tercera.

Otro requisito vital para el SEPA es que la información de pago tiene que ser convertida al formato de fichero ISO 20022 XML. La mayoría de los bancos europeos ya soportan este estándar y la mayoría de los fabricantes de ERP tiene el compromiso de implementar este formato en un futuro próximo. En resumen, esto significa que el departamento de TI tiene que convertir los datos existentes a este nuevo formato para impedir que se denieguen los pagos, o que pasen por un servicio de conversión que los bancos suelen cobrar. Tiene que saber que incluso si el proceso de conversión es relativamente sencillo, puede llevar mucho tiempo. Por lo tanto, si todavía no ha iniciado el proceso, debería pensar en contactar con una empresa tercera para ayudarle.

Cambios en el Proceso y Procedimiento

Es importante establecer un proceso de validación para ayudar a encontrar problemas con los datos de entrada que incluyen una serie de errores entre los cuales se encuentran: números de cuenta inválidos, sucursales cerradas, cuentas transferidas y datos incorrectamente formateados. Al encontrar datos de fuente inexacta y rectificarlos, los ficheros inválidos pueden ser devueltos al cliente para que los datos buenos puedan separarse claramente de los malos, lo que permite tratarlos de forma independiente. A la hora de decidir si este proceso se puede realizar internamente o con la ayuda de una empresa tercera, es importante entender cuánto tiempo puede durar la tarea – para algunas organizaciones, migrar los datos de débito directo sin papel les ha llevado 18 meses.

Una vez que los datos no válidos han sido identificados, se tiene que establecer un proceso que corregirá los errores, sino, los datos incorrectos heredados llegarán a los sistemas compatibles con SEPA y los errores bancarios seguirán ocurriendo, provocando un coste continuo a la empresa en pagos fallidos. Un proceso como este puede realizarse internamente, por un equipo que tendrá la responsabilidad de encontrar los detalles bancarios relevantes del cliente/proveedor, mediante los ficheros existentes dentro de la empresa o si es necesario contactando la compañía/individuo directamente para conseguir los datos correctos.

Para que la transición sea un éxito a largo plazo, hay que empezar con una comprensión básica del camino a recorrer y un análisis y estimación de las tareas son cruciales. Sería buena idea colocar “en línea” los datos vivos comprobando la post-conversión en líneas clave de negocio, para asegurar un cumplimiento de la norma SEPA a largo plazo y eliminar las posibilidades de que se rechacen los pagos y por lo tanto eliminar los inconvenientes operativos y financieros para la empresa.

Corregir los datos en línea es un proceso fácil de establecer e involucra colocar un sistema para revalidar los datos de pago periódicamente. Esto asegurará a medida que cierran sucursales, se fusionan bancos y se transfieren cuentas, que la información contenida en los sistemas de facturación y pagos siguen siendo consistentes y fiables. Esto permite a las empresas convertir los datos de sistemas heredados mientras se mantienen los más altos niveles de exactitud en los datos.

La llegada de la legislación SEPA lleva en el horizonte diez años ahora, pero muchas empresas de la Eurozona siguen sin estar preparadas – ahora se acaba el tiempo y se necesita pasar a la acción. Sin embargo, no se puede decir no hay tiempo para cumplir y siguiendo los pasos más arriba mencionados y obteniendo ayuda externa si se necesita, las empresas que todavía tienen que migrar para cumplir con la norma SEPA pueden empezar el proyecto y evitar las grandes sanciones, problemas operativos y daños a la reputación que el no cumplimiento podría acarrear.

• Jonathan Williams es Director of Desarrollo Estratégico de Experian