R2 Docuo: software de gestión documental y control de procesos empresariales

Frente a otras soluciones del mercado con orientaciones similares, se trata de un producto claramente diferente que aporta originalidad y eficacia a las empresas, pudiendo obtenerse con su uso una gran rentabilidad basada en una mejor oportunidad para tomar decisiones empresariales.

CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONALIDADES

Las características que se exponen a continuación hacen de R2 Docuo una solución única del sector de la gestión documental:

• Almacenamiento en la nube (servidores de alto rendimiento).
• Gestión de procesos (workflow) empresariales asociados a tipos documentales. El sistema es particularmente flexible a la hora de consultar y almacenar los datos de cada documento. Los campos (metadatos) se pueden personalizar libremente por los usuarios para cada tipo de documento y utilizarse para realizar acciones como rellenar plantillas de Microsoft Office automáticamente.
• Control de acceso y trabajo colaborativo:

o Registro de la actividad de cada usuario, mediante histórico de versiones y control de tiempos de edición.

o Alertas configurables por cada documento, con posibilidad de integrarlas con el calendario de Microsoft Outlook.

o Bloqueos de acceso configurables por documento que permiten evitar errores de sobreescritura y de pérdidas de información.

o Listas de distribución configurables por carpetas o por categorías.

• Interfaces de trabajo disponibles:

• Aplicación cliente compatible con Windows XP o posterior.
• Interfaz web.
• Posibilidad de personalizar la apariencia y los colores del acceso web para darle el aspecto corporativo del cliente, incluyendo su logotipo.
• La estructura de la información ha ganado en usabilidad y recuerda a aplicaciones que el usuario está acostumbrado a utilizar como Gmail o Facebook, completada además con un potente navegador de archivos y un completo buscador.
• Se pueden visualizar los comentarios en los documentos y consultar sus metadatos realizando un clic sobre cada uno de ellos. Esta consulta se puede hacer sin tener que abandonar la lista de resultados de una búsqueda o el contenido de una carpeta.
• La búsqueda es de tipo predictivo concretándose mientras el usuario escribe. Se trata de una experiencia de usuario parecida a la que ofrece Google o el buscador de Facebook. Proporciona resultados sobre el estado de cada documento o acerca de su contenido.

• Funcionalidades propias de un gestor documental

• Difusión de documentos mediante la publicación de los mismos en la web corporativa.
• Mediante la creación de usuarios se puede dar acceso a de un conjunto documental concreto a clientes y al equipo de trabajo.
• Recuperación de la información con varios criterios de búsqueda disponibles: carpetas, categorías y estados dentro del proceso.
• Conexión con escáner, permitiendo la digitalización de documentos directamente desde el papel.
• Normalización de documentos mediante el uso de tecnologías estandarizadas:
• Generación de plantillas automáticamente mediante el uso de etiquetas de Microsoft Office (Word, Excel o PowerPoint) que se sustituyen automáticamente por los datos que se han definido para el proceso al crear nuevos documentos.
• Conversión a PDF de forma automática al llegar a estados vigentes.
• Exportación a Excel en un solo clic.
• Disponibilidad de incluir anexos adjuntos a cada documento.
• Soporte avanzado para creación de bases de datos, mediante campos definidos por el usuario para cada proceso y categoría de documentos y en base a varios tipos de datos (moneda, texto, listas desplegables, fechas, etc.) y vistas personalizadas de datos (elección de columnas apropiadas para visualizar cada tipo documental) exportables a Excel.
• Seguridad
• Certificado HTTPS para garantizar la seguridad en las comunicaciones y consultas de documentación a través de la interfaz web y la protección del usuario contra la suplantación de identidad corporativa.
• Seguridad por carpetas.
• Seguridad por procesos.
• Datos almacenados disponibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo electrónico (ordenador, tablet o smartphone), los cuales se pueden descargar como una copia en local.

GESTIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES

Se trata de la funcionalidad más destacada de R2 Docuo como gestor documental y la que le hace marcar la diferencia respecto a otras soluciones del mercado. A continuación detallaremos la forma de establecer flujos de trabajos personalizados y la gestión de los metadatos asociados a estos procesos gracias a un sencillo asistente integrado en el sistema.

Poniendo en práctica las acciones anteriores, se obtiene como resultado una potente herramienta de gestión de flujos de trabajo empresariales que sacará el máximo provecho de la documentación que produce la empresa. En la práctica consistirá en una base de datos con toda la información necesaria de los procesos, un visor con el que conocer en cada momento el estado exacto de cada tarea mediante avisos automáticos por correo electrónico, un control detallado de trazabilidad, un navegador que localizará la documentación según su estado, una interfaz personalizable que permite exportar los documentos a herramientas de ofimática, un potente buscador para recuperar de forma cómoda y sencilla la información y la posibilidad de diseñar consultas sobre la base de datos.

VENTAJAS DEL PROGRAMA

• Software que se usa como un servicio desde la nube. Permite La principal una rápida implantación sin necesidad de especializados conocimientos técnicos ni una infraestructura tecnológica con grandes requerimientos de hardware por parte del usuario final.
• Comercialización mediante el pago por uso, lo cual elimina la necesidad de realizar inversiones iniciales. Los costes de la herramienta son muy razonables y escalables, facilitándose un uso flexible mediante una tarifa mensual que se adapta al tamaño y necesidades de la empresa.
• Herramienta que facilita el trabajo en equipo al disponer de herramientas internas que permiten la colaboración entre usuarios. Los usuarios pueden compartir información sobre los documentos que los relacionan y sobre los procesos empresariales en los que están implicados y así establecer quién está trabajando en cada documento, además de crear notas, tareas o recordatorios que ayuden a una mejor organización del trabajo en equipo.
• Las empresas pueden permanentemente tener accesible su información pudiendo consultarla desde cualquier terminal electrónico (ordenador, tablet o móvil).
• Posee una interfaz web amigable.
• Uso sencillo que no necesita altos conocimientos informáticos para aprovechar todas sus características gracias al uso de asistentes que permiten introducir la información de forma gráfica, sencilla e intuitiva. Los usuarios solo tienen que conectarse a Internet y acceder al sistema mediante su navegador. Los usuarios avanzados disponen asimismo de un cliente de escritorio para Windows XP y posteriores desde el que poder administrar cómodamente la plataforma.
• Incluye soporte para gestión de normas de calidad, certificaciones ISO, LOPD, etc.
• El uso de etiquetas de plantilla de Microsoft Office permite ahorrar tiempo en las tareas de redacción y edición de documentos. Permite estandarizar los documentos al dotarles de la misma estructura y formato y facilita la clasificación de los mismos. Los documentos se cumplimentan de forma automatizada evitando posibles errores humanos de operaciones como copiar y pegar y los relacionados con la pérdida de información.
• Los documentos pueden clasificarse por varios criterios, creando una estructura mucho más potente que la clásica agrupación por carpetas. Esto permitirá posteriormente recuperar la información con mayor rapidez.
• Creación ilimitada de tipos documentales, flujos de trabajo y correos electrónicos tipo para solventar todo tipos de casuísticas de gestión de información en las empresas.

INCONVENIENTES DEL PROGRAMA

• Uso de estándares no libres para normalización como el formato PDF y las extensiones de Microsoft Office que requieren un gasto adicional en licencias de software propietario por parte de la compañía que va implantar el sistema de gestión documental.
• Únicamente soporte nativo para Windows lo cual reduce las posibilidades de uso de la aplicación cliente en otros sistemas operativos.
• Falta la compatibilidad con otras suites ofimáticas más populares de la nube como Google Docs y Google Calendar.
• Tarifas poco flexibles, ya que aunque tienen cierto margen obligan al cliente a amoldarse a ellas como si se tratara de las tallas disponibles de un pantalón fuera de las cuales no puede adquirir el uso del programa. El que solo se ofrezca la implantación en local en la versión enterprise puede echar para atrás a empresas que prefiriendo una implantación en local no deseen llegar a esta tarifa ni necesiten prestaciones ilimitadas en sus procesos. En mi opinión el modelo de negocio es poco flexible en cuanto a las condiciones de implantación y uno de los aspectos más negativos que he encontrado es en lo referente a la atención del cliente, teniendo que pagar adicionalmente por un soporte 24 x 7 cuando dado el estado actual de las tecnologías de la información un soporte asíncrono resulta barato y muchas empresas de la competencia ya lo están incluyendo por defecto.

Con respecto a los inconvenientes particulares ya mencionados, observo en la solución desventajas derivadas de los programas licenciados como software propietario. En primer lugar, la empresa que contrata la solución depende exclusivamente de la empresa creadora en lo que respecta a que esta siga desarrollándolo en el futuro ( que siga considerando rentable la solución) y en su voluntad para realizar los cambios y adaptaciones que cada una de las empresas con las que trabajan necesiten, al margen de las posibilidades que brindan cada tarifa. La producción de software propietario parte de la base de que sus soluciones estandarizadas serán suficientes para las necesidades de sus usuarios y que estos en el caso de que necesiten cambios, podrán esperar a que surjan nuevas versiones para todos ellos.

Si los usuarios particulares no suelen plantear especiales exigencias, no será el caso de las empresas que necesitaran hacer rentables las soluciones y adaptarlas a sus procesos particulares en cualquier momento. No hay dos empresas iguales y por ello sería más adecuado que el código fuente fuera accesible y que las aplicaciones contaran con una arquitectura modular que permitiera integrar fácilmente nuevas funcionalidades en el momento en que se necesitasen. Las necesidades de las empresas pueden cambiar en el futuro y, por tanto, es preferible que las soluciones sean escalables para no constituir un problema mayor para las empresas.

COMPARATIVA CON LA COMPETENCIA

A continuación voy a comparar R2 Docuo con tres conocidas soluciones del ámbito de la gestión documental:

Dropbox es una solución popular que cuenta con un modelo de negocio y capacidades ligeramente diferentes a R2 Docuo. El modelo económico freemium permite que cualquier usuario particular pueda utilizar la herramienta, obteniendo hasta 5 Gb de uso gratuito ampliable a 18 Gb mediante un sistema de referidos. No obstante, las prestaciones que ofrece en este nivel de uso no resultan suficientes para las necesidades de una empresa de tamaño, sobre todo por la capacidad de almacenamiento que proporciona. El siguiente nivel denominado Dropbox Premium, permite aumentar la capacidad de almacenamiento de 100 a 500 Gb. Por último, se puede dar un salto cualitativo con Dropbox for business con el que se obtiene por un coste mínimo de 795 $ al año la posibilidad de usar herramientas avanzadas de administración de archivos y gestión de usuarios, soporte dedicado y espacio en disco ilimitado.

La versión para empresas incorpora utilidades como compatibilidad con Active Directory que permite mantener relacionados a grupos de usuarios, permisos, políticas de acceso y recursos integrados en una red y además posibilita que los administradores de un sistema puedan establecer políticas a nivel de empresa, desplegar programas en muchos ordenadores y aplicar actualizaciones críticas a una organización entera, y la tecnología SAML 2.0 permite que un mismo usuario pueda identificarse en varios equipos utilizando unos mismos credenciales de acceso.

No obstante, se trata de una solución concebida para el almacenamiento online y no para gestión documental careciendo de algunas de sus características fundamentales, incluso en la versión business. Por ejemplo no incluye soporte avanzado de captura de documentos, conexión con suites ofimáticas que permitan editar la documentación y soporte para creación de metadatos específicos. No resulta la opción más adecuada si las necesidades de una empresa requieren realizar la clasificación y reconocimiento de tipos documentales y la posterior recuperación de los mismos a partir de criterios de búsqueda basados en el contenido inmterno de cada documento.

Athento es un caso particular al resto de propuestas de gestión documental. No se trata de un producto de software en sí mismo, si no de una capa software de gestión documental inteligente que añade funcionalidad de última generación a sistemas de ECM tradicionales y les ayuda a conectarse con aplicaciones de terceros valiéndose de tecnología CMIS. Sus creadores en lugar de apostar por un producto propio han decidido invertir tiempo y esfuerzo en mejorar lo ya existente, creando un conjunto de plugins y módulos para añadir funcionalidades de automatización (tecnología semántica) y adaptaciones específicas, además de soluciones verticales, a los sistemas de gestión documental existentes, ya sean libres o propietarios. Se trata de una tecnología complementaria que mejora considerablemente los programas existentes añadiendo un componente específico de inteligencia que amplifica su utilidad.

Oodrive ofrece una gama de productos singulares que cubren algunos vacíos importantes del mercado asegurándose que cuando sus prestaciones no se puedan gestionar por parte de otras soluciones, sea a ellos a los que se acuda para hacerlo. Ciertamente funcionalidades como la copia de seguridad (backup) y el intercambio de archivos voluminosos por email puede llegar a ser la preocupación de algunas empresas con estas necesidades y su complejidad requiere de un conocimiento especializado y a veces de soluciones únicas que permitan conseguirlo en condiciones de conservación y seguridad.

Incluyendo a R2 Docuo entre las anteriores, se trata de la solución más completa. Permite implantar sin ningún esfuerzo económico ni tecnológico un sistema de gestión documental que cumple todos los requisitos mínimos para funcionar con eficacia. Es precisamente la definición de procesos empresariales y la monitorización de los mismos mediante un software especializado lo que constituye la característica más relevante de este programa. La gestión de estos flujos de trabajo requiere un almacenamiento confiable de los documentos que son la base de estos procesos, por tanto, contando con R2 Docuo no necesitamos servirnos de Dropbox ni programas similares cuyas prestaciones básicas ya estarían incluidas en el primero.

R2 Docuo ofrece soporte de digitalización, lo cual es uno de los puntos fuertes de Athento. No obstante, quizá convenga aclarar que Athento ofrece en realidad captura de documentos, dando un paso más allá al incluir mecanismos automatizados que mediante tecnología semántica permiten el procesamiento de la imagen y del lenguaje natural de los documentos digitalizados logrando mejorar de manera drástica fases del ciclo de ECM que en otros sistemas requieren intervención humana como la captura, la gestión y la distribución de documentos. No obstante, puede ser que la aportación de inteligencia no sea lo que más necesite la empresa y que las capacidades originales del ECM ya resulte suficiente.

Finalmente, puede ser que aun teniendo una solución completa, requiramos mejorar algunos procesos muy especializados como las copias de seguridad o el intercambio de archivo vía correo electrónico. No obstante habrá que examinar cuales son realmente las posibilidades que justifiquen el uso de tales especidades, ya que todos los gestores documentales actuales o aplicaciones similares ofrecen por defecto la realización de backup. Entre las características de R2 Docuo figura la posibilidad de descargar en cualquier momento una copia de los datos almacenados, por lo que si tenemos disponible esta característica en el sistema puede que no sea necesario optar por soluciones tan segmentadas como las de Oodrive para nuestro caso concreto. En cuanto al intercambio de archivos de gran volumen por correo electrónico, resulta un fenómeno no muy frecuente que de producirse de forma puntual podría resolverse por medios alternativos sin necesidad de tener que desplegar soluciones tan especializadas.

EJEMPLOS DE USO

• Almacenar ofertas a clientes: La herramienta no se limita a guardar el propio documento de la oferta, sino que también permite guardar su estado actual (enviada, vencida, aceptada, rechazada…), su importe, el comercial que la gestiona, la fecha en la que vence, o cualquier otro dato interesante que deseemos configurar.
• Aviso a directivos del cumplimiento de procesos: Puedes configurar el programa para que envíe un correo al gerente siempre que se acepte una oferta (con la misma adjunta), o que se notifique automáticamente a un cliente cuando se le resuelve una incidencia.
• Algunos de los documentos que se pueden gestionar son: ofertas, procedimientos, contratos, incidencias, instalaciones, reclamaciones, planos, no conformidades, horarios, presupuestos, demandas, pruebas, actas, órdenes de producción, instrucciones de trabajo, manuales, traducciones, resultados de análisis clínicos, expedientes inmobiliarios, multas de tráfico, certificaciones de obra, etc.

SECTORES DE APLICACIÓN

Es una solución pensada tanto para pymes como para grandes empresas. Algunos de los sectores en los que se está aplicando son:

• Empresas de Retail.
• Agencias de traducción.
• Banca/finanzas/servicios.
• Academias de idiomas.
• Agencias de marketing.
• Librerías.

Se pueden mencionar igualmente algunos casos de éxito como:

• FNAC: empresa francesa especializada en la venta de artículos electrónicos, ordenadores, artículos fotográficos, libros, música y vídeo. Ofrece también ventas por Internet, siendo uno de los grupos pioneros en este formato en su país de origen. Tiene 44 filiales a nivel mundial, siendo España uno de los países en los que está presente. Más información de la empresa en: http://muycloud.com/2013/06/26/fnac-r2/ y en su web oficial http://www.fnac.es/
• Atisae: un grupo empresarial dedicado a la prestación de servicios de Evaluación de la Conformidad, entre los que se encuentran la verificación del cumplimiento de los reglamentos emanados de las Administraciones Públicas en materia de Seguridad Industrial, Inspecciones Técnicas de Vehículos,
Construcción, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales. Más información de la empresa en: http://www.atisae.com/
• Navantia: sociedad pública dedicada a la construcción naval militar creada en 2005 como resultado de la segregación de los activos militares de la empresa pública Grupo IZAR. Más información de la empresa en: http://www.navantia.es/

Última hora: Durante la redacción de ésta review, se ha realizado cambios, actualizaciones y creación de nuevas funcionalidades del software, que se pueden resumir de la forma siguiente:

Administración de carpetas para usuarios no administradores. Ahora es posible otorgar permisos de administración de una rama del árbol de carpetas a usuarios de R2 Docuo aunque no sean administradores. Para ello, un usuario administrador debe conceder los permisos "Administrar carpeta" y/o "Administrar permisos" a la carpeta deseada. Si se concede "Administrar carpeta" el usuario autorizado podrá crear y modificar nuevas carpetas o eliminar las existentes dentro de esa rama del árbol. Si además se concede "Administrar permisos" el usuario podrá también establecer permisos para otros usuarios en esas carpetas.

Subida de documentos desde el acceso web. Ahora es posible cargar documentos a R2 Docuo desde el acceso web utilizando el nuevo botón "cargar archivos". La carga de archivos utiliza tecnología HTML5 y por tanto sólo estará disponible utilizando versiones actualizadas de los navegadores Mozilla Firefox, Google Crhome, Safari o Internet Explorer (versión 10).

Los colaboradores pueden ahora subir documentos. Para habilitar esta opción debe configurarse el permiso "cargar archivos" para el colaborador en las carpetas en las que se desee autorizar la subida.

Colores en el proceso. Ahora es posible establecer un color para cada estado de un proceso (por ejemplo verde para las ofertas aceptadas o rojo para las incidencias pendientes). Cuando los documentos estén en ese estado aparecerán con el fondo de dicho color en la lista de resultados. Para establecer el color de un estado, utilizar el botón derecho sobre el estado correspondiente en el administrador de categorías de R2 Docuo.

Nuevo aspecto del botón de notificaciones. El aspecto del botón de notificaciones se ha remodelado por completo tanto en el cliente Windows como en el acceso web de R2 Docuo. Las notificaciones se muestran ahora por orden cronológico (según se produjeron) y muestran el propio texto del comentario, recordatorio o tarea en el área de notificaciones. También es posible acceder al documento afectado con un doble clic, o visualizar las notificaciones ya leídas.

Nueva lista de resultados en el cliente Windows. Se ha actualizado el aspecto de la lista de resultados en el cliente Windows de R2 Docuo. Ahora puede verse información adicional en algunas columnas como "documento" o "modificado" de forma semejante al acceso web. Algunas casillas de la lista de resultados pueden mostrar ahora varios renglones de información (para campos de varias líneas).

Corrección de errores y mejoras de rendimiento. Se han corregido errores puntuales y se ha mejorado el rendimiento general del sistema.