Las adquisiciones de empresas pueden tener un impacto devastador sobre la gestión de la información, debido a que los empleados de la compañía absorbida se preocupan más por qué rol tendrán en la nueva empresa que por integrar de forma efectiva la información. Así se desprende de un nuevo estudio europeo[i] llevado a cabo por la compañía de gestión de la información Iron Mountain. Esta falta de enfoque estratégico durante una adquisición podría dejar la información a merced de un mayor riesgo de pérdida o de exposición ajena. El panorama es diferente en procesos de fusión. Los empleados están menos preocupados por los cambios futuros durante un proceso de fusión y siguen garantizando que la información de la empresa esté bien gestionada.
Los puntos que más preocupan a los empleados en empresas en procesos de adquisición en cuanto a información se refiere son: la transición hacia nuevos sistemas de gestión de la información (33%) y la confusión respecto a cuál será su responsabilidad (34%). Solo algo más de un cuarto de los empleados (27%) se preocupa por consolidar diferentes tramos de datos empresariales o de clientes y un 17% se pregunta cómo solucionar posibles problemas relacionados con discrepancias, duplicación y solapamiento de datos. Estos resultados contrastan de forma pronunciada con las inquietudes que tienen los empleados de la empresa que está comprando, en la que el 41% se preocupa por integrar los datos de ambas compañías y el 34% por la calidad de los datos.
Además, los empleados de las empresas adquiridas se quejan más de la falta de guía y comunicación respecto a la gestión de la información.
Uno de tres afirma que no hay políticas para integrar archivos o proteger los datos de los clientes (frente a un 19% de los empleados de la empresa adquiriente). Los archivos en papel son los que más sufren: un 44% de las empresas recientemente adquiridas afirma que no existen procesos para integrar el papel en los nuevos sistemas digitales, y un 31% dice lo mismo sobre el almacenamiento de papel.
El panorama en procesos de fusiones es muy diferente, ya que aquí los empleados de ambas empresas se centran en igual medida en los principales aspectos de la gestión de la información y solo un cuarto está preocupado por futuros cambios. Casi tres cuartos (71%) de los empleados fusionados se sienten apoyados en la integración de los datos y dos tercios (62%) afirman lo mismo respecto a la protección de los datos sobre clientes.
Sobre los resultados del estudio, Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain España, dice: “La gestión de la información es, a menudo, algo secundario para las empresas que se fusionan. Sin embargo, dado el valor potencial de la información y la necesidad creciente de fusionar empresas para racionalizar estructuras, debería ser una prioridad. La unión de fuerzas entre dos firmas o la adquisición de otra compañía proporcionan una oportunidad para que las empresas vuelvan a evaluar sus programas de gestión de la información y hagan los cambios necesarios para ser consistentes, incrementar la seguridad y mejorar el acceso a la información”.
“Nuestro estudio muestra que el impacto emocional de las adquisiciones puede provocar que los empleados abandonen sus responsabilidades a la hora de gestionar la información. La información en papel es especialmente vulnerable, habiendo muchas nuevas empresas que no tienen planes para almacenar o integrar el papel de forma eficiente, dejando así datos valiosos en riesgo potencial de pérdida o exposición. Durante tiempos de cambios los empleados pueden sentirse rápidamente inseguros y sin apoyo. Proporcionarles comunicación consistente e instrucciones claras sobre cómo gestionar los nuevos retos relacionados con la información puede ayudar a los empleados a entender cómo se tiene que gestionar la información, a quién corresponden las principales responsabilidades y qué ventajas pueden traer nuevos procesos para la gestión de la información”.
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) es líder en servicios de custodia y gestión de la información. La compañía cuenta con 20 millones de metros cuadrados repartidos en cerca de 1.000 instalaciones en 36 países, lo que le permite dar servicio con rapidez y precisión a clientes en todo el mundo. Sus soluciones para la gestión y custodia de archivos, escaneado y digitalización, destrucción segura de papel y soportes y backup y recuperación de datos ayudan a las empresas a reducir los costes por almacenamiento, cumplir con las normativas, recuperarse de desastres y usar mejor su información en beneficio de su negocio. Fundada en 1951, Iron Mountain gestiona miles de millones de activos de información, incluidos documentos de empresas, archivos electrónicos y datos médicos.
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