La información, una bomba de relojería en los procesos de fusiones y adquisiciones

Firmar un contrato no es suficiente para que dos empresas se conviertan en una única entidad fuerte. Este es el caso concreto que se da cuando los empleados de una de las empresas se sienten como si hubieran sido conquistados y que la función que desempeñaban y su manera de hacer las cosas van a cambiar. Un reciente estudio de Iron Mountain en Europa reveló que el desaliento se extiende entre los empleados que gestionan la información en una empresa adquirida por otra.

Para estos empleados, integrar los datos de clientes y empresariales y solucionar los problemas de discrepancias y duplicación son preocupaciones que pasan a un segundo plano, ya que lo que les importa realmente es su nueva función en la compañía y cómo les afectarán los cambios. Un tercio se queja de que no existe una estrategia clara para la consolidación de los archivos y la protección de los datos; un 44% afirma que no hay procesos para integrar el papel en nuevos sistemas digitales y un 31% comenta lo mismo refiriéndose a los documentos físicos.

El riesgo para la información queda patente. La integridad y seguridad de los datos de clientes son vitales para la eficacia de la actividad empresarial, la calidad del servicio al cliente y la reputación de la marca. Los datos sin gestionar y monitorizar descuidados por la empresa son vulnerables a pérdidas, daños y a exposición pública no deseada.

Las fusiones de empresas, por otro lado, dibujan un panorama mucho más positivo; quizás porque los empleados perciben el proceso como una unión de fuerzas entre iguales. Nuestro estudio descubrió que los empleados de ambas partes se centran de igual forma en los retos que supone la gestión de la información: un 71% afirma sentirse bien apoyado en el proceso.

El sector de la industria y la ingeniería en Europa es particularmente propenso a las adquisiciones, mientras que las fusiones son más habituales en los sectores financiero y de seguros, en los que la consolidación del mercado es una tendencia en alza.

Nuestro estudio desvela que los empleados en unos sectores que gestionan gran cantidad de datos y cuya actividad se centra en el cliente, como son los servicios financieros y las compañías de seguros, son los más preocupados por una buena integración de la información. Las empresas de servicios financieros son las que más se preocupan por encontrar espacio suficiente para toda la nueva documentación. Los empleados en este sector son, sin embargo, los que más necesitan sentirse apoyados e informados, tanto sobre cómo fusionar y proteger los datos, como sobre cómo integrar y almacenar los documentos en papel.

Un panorama muy diferente es el que encontramos en las empresas manufactureras y de ingeniería. Los empleados en estas compañías son los que más preocupados están por los cambios en la forma de gestionar la información y son los que menos apoyados se sienten en cuanto a las directrices y la comunicación por parte de la empresa.

Sin embargo, en todos los sectores y mercados cubiertos en el estudio, queda claro que muchos empleados trabajan con ahínco para adaptarse a la nueva situación posterior a un proceso de fusión o adquisición. Uno de cada tres empleados afirma que, aunque al principio eran reticentes, intentaron tener una actitud positiva y controlar la situación. Como media, solo un 12% intenta seguir como antes durante el mayor tiempo posible; este porcentaje es del 14% en el segmento de los directivos y personal senior de la empresa (exactamente las personas que deberían dar ejemplo en la gestión flexible y adaptada de la información).

En resumen, nuestro estudio revela cómo se sienten los empleados en relación a los cambios que los procesos de fusiones y adquisiciones suponen para la forma en que tienen de gestionar la información. Además, sabemos que la percepción de los empleados se puede transformar gracias a una estrategia y una comunicación clara en cuanto a la gestión de la información se refiere.

La información es un activo vital para las empresas y necesita ser tratada como tal. Hay medidas simples y prácticas que una nueva compañía resultante de una fusión puede tomar para que todo el conocimiento e inteligencia de la empresa sean útiles y estén seguros. Por ejemplo, cuando se trata de documentos en papel, recomendamos una estrategia de “poco papel”, combinando la custodia externa para documentos pasivos con un programa de digitalización activa para datos nuevos o importantes. La digitalización garantiza que la información esencial en papel esté abierta a la empresa y se pueda enviar a sus sistemas de información digital, como podría ser la nueva base de datos integrada CRM.

Sobre todo, el éxito requiere de un compromiso fuerte de comunicación para conseguir la involucración de los empleados. Éstos necesitan entender qué está pasando y porqué, así como que pueden o que se espera que hagan para integrar y proteger la información. Durante periodos de cambio, esto adquiere más relevancia que nunca.

Nuestro estudio confirma que un proceso de fusión o adquisición puede hacer que los empleados que gestionan información valiosa de la empresa se sientan inseguros o mal apoyados. En este mundo en el que la información lo es todo, estos empleados podrían muy bien tener en sus manos el futuro de su empresa. Durante tiempos de cambios, las empresas estarían bien asesoradas para ofrecer el apoyo necesario a sus responsables de información y garantizar que los cambios en los procesos y políticas se comunican clara y frecuentemente.