La importancia del Dato Único en los procesos de gestión de una pyme: ¿Cómo evitar los “compartimentos estancos”?

Probablemente, la perspectiva que tenga un director financiero no será la misma que la que tenga un director de TI, o un responsable de compras. Por lo que, determinar los argumentos que justifican el apoyo de un ERP para la gestión de la empresa resulta estratégico para “convencer” a quienes deben tomar la decisión. Isabel Pomar, directora comercial de DATISA, asegura que “cualquier solución que contribuya a incrementar la productividad en una organización debe ser tenida en cuenta como una inversión y nunca como un generador de costes. La capacidad de estas soluciones para automatizar y, por tanto, optimizar la gestión de los procesos, incide en la productividad de los empleados implicados ya que éstos podrán dedicar más tiempo a la realización de otras tareas que aporten más valor”.

El hecho de que estos sistemas contribuyan a mejorar la gestión de procesos que son claramente estratégicos por estar vinculados con áreas vitales para la empresa como pueden ser la contabilidad, la tesorería, la logística, el almacén o las ventas, mejorando su eficiencia, incide en un importante ahorro de tiempo y, por supuesto, de recursos.

Desde DATISA se afirma que el hecho de volcar el peso de la gestión de estos procesos internos en una solución eficaz también contribuye, no sólo a la generación, sino al análisis de información vital para el negocio. Hablamos de información actual, real, veraz y consolidada y que, permite relacionar lo que sucede en todas las áreas de la propia organización, evitando los “compartimentos estancos” que favorecen la aparición de datos aislados.

El ERP de DATISA permite detectar aquellas áreas de mejora en las que o bien, se deberá poner el foco en potenciar el trabajo para estimular las ventas, o bien se deberá pensar en suspender la línea de productos/servicios ofertados. O lo que es lo mismo, ofrecen una perspectiva sólida del funcionamiento de área de la empresa para determinar su rentabilidad y poder establecer políticas de corrección o de dinamización según proceda para facilitar el desarrollo corporativo.

Algunas de las principales razones que justifican la utilización de un ERP en los procesos de gestión empresarial tienen que ver con el control de gastos y la generación de ahorros, con el incremento de la productividad y con la aportación y análisis de información “inteligente”. Otra cosa es, determinar de qué manera pueden las empresas “financiar” el apoyo de esa tecnología.

La filosofía del Dato Único

La filosofía del Dato Único que aplican los Sistemas de Gestión Empresarial de DATISA se basa en la introducción de la información en una sola vez y en su reaprovechamiento o retroalimentación en múltiples procesos, sin incurrir en posibles errores o en duplicidad de los datos. A modo de ejemplo, con una solución de contabilidad se puede generar muy fácilmente, de manera automática y sin esfuerzo adicional, toda la información necesaria para elaborar y presentar las declaraciones fiscales necesarias. Esta misma lógica se aplicaría a la obtención de los informes, listados y estadísticas que utilizan socios, gerentes, responsables de área, etc. y para cuya elaboración, todavía hay muchas empresas que utilizan las tediosas hojas de cálculo.

Isabel Pomar dice que “los tradicionales Excel implican en general, no sé porque, una importante resistencia al cambio. Quién trabaja con ellos, a priori, suele mostrarse reacio a probar otra herramienta sin percatarse o asumiendo, según el caso, el consiguiente peligro de error que suponen y la posibilidad de provocar peligrosos desfases entre la desviación y el momento en el que ésta se reporta a los responsables. El ERP de DATISA, acaba con todo eso y garantiza la corrección del dato”.

DATISA es una compañía especializada en la fabricación y comercialización de software ERP. Desde su constitución en 1979, mantiene su filosofía de atención al cliente y cuidado y profesionalización del canal. Entre todos sus productos destacan: Gesda 64 para la Gestión Comercial; Speedy Coda 64 para la Contabilidad General; Tesda 64 para la Gestión de Tesorería; Inmda 64 para la Gestión de Inmovilizado; Gesda TPV 64 para la gestión en los puntos de Venta y Giranda 64 para la Gestión de Establecimientos Especialistas en Neumáticos. DATISA, además, ofrece otras dos soluciones de gestión verticales en su plataforma DATISA SERIE 32: Gesda 32 H, para la Gestión Comercial en el sector de la hostelería y ResdaWin 32 para la gestión de restaurantes.