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¿QUÉ ES REALMENTE EL PROTOCOLO?

Protocolo, el gran desconocido
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Protocolo, el gran desconocido

· Por Sara López Martos - Licenciada en Economía por la Universidad de Barcelona (UB) y Bridgewater College, Virginia (EEUU). Master en Protocolo, Organización de Eventos y Gestión de Congresos. Asesora Experta en Organización de Eventos Institucionales, Congresos y Presentaciones Corporativas

sábado 10 de febrero de 2018, 09:22h
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Hace un tiempo durante una entrevista de trabajo uno de mis entrevistadores, que era de origen oriental, me preguntó ¿qué es el protocolo? En un principio pensé que se trataba de una cuestión idiomática. Sin embargo, al escuchar la respuesta de su colega de nacionalidad española, entendí que no era tanto una cuestión de idioma sino más bien un problema de conceptos. Dicho esto, me gustaría plantearos una cuestión: ¿para vosotros qué es el protocolo? En esta ocasión el entrevistador contestó a su colega chino que el protocolo se utilizaba para organizar eventos a los que asistían personas importantes y del mundo de la política. Se trata de una definición algo sesgada aunque debo de reconocer que la prefiero a la multitud de comentarios que he escuchado tantas veces cuando me preguntan a qué me dedico. El protocolo no sirve sólo para montar mesas o colocar banderas.
Sara López Martos, experta en protocolo.
Sara López Martos, experta en protocolo.

Abraham Lincoln dijo en una ocasión: “Todos nos declaramos partidarios de la libertad, pero al utilizar la misma palabra no todos queremos decir lo mismo”. Creo que la principal causa del desconocimiento en torno a la doctrina del protocolo es que no existe una definición universal. Para este artículo me gustaría utilizar la definición esgrimida por José Antonio de Urbina: “Protocolo es aquella actividad determinante de las formas bajo las cuales han de llevarse a cabo, de mejor modo posible, las relaciones del ser humano con sus semejantes”

A mi entender, esta definición muestra el pilar fundamental del protocolo: las relaciones interpersonales. Como podéis comprobar el protocolo no sólo es aplicable a la organización de eventos y más concretamente los eventos institucionales a los que asisten altas personalidades del mundo de la política. El protocolo también hace referencia a la comunicación y los comportamientos que tenemos en función del lugar y el entorno en el que nos encontramos.

¿Os habéis fijado en cómo cambia nuestro registro en función del grupo o persona a la que nos dirigimos? ¿Acaso utilizáis el mismo lenguaje cuando escribís un correo a un cliente que cuando os dirigís a un amigo o colega del trabajo? Cuántas situaciones incómodas se han producido al equivocarnos en el momento de introducir el destinatario de nuestro correo. Cada vez que escribimos un correo estamos aplicando unas pautas de protocolo.

Lo mismo sucede con nuestro comportamiento. Estoy segura de que muchos de nosotros nos comportamos de forma diferente en función del lugar en el que nos encontremos. No es lo mismo el contacto con nuestros compañeros de trabajo que cuando estamos en nuestra casa o entre amigos. Hay unos principios mínimos que la mayoría aplicamos en nuestras relaciones. Esos principios escritos o tácitos componen el protocolo.

Existe otra dimensión que mucha gente pasa por alto: El mundo empresarial. El protocolo también está presente en el mundo de los negocios. La forma en la que nos relacionamos con nuestros compañeros, los tratamientos empleados para dirigirnos a nuestros jefes, la planificación de una visita a las instalaciones, el intercambio de correos o incluso las llamadas telefónicas, la preparación de la sala de reuniones, el material empleado para las reuniones, las negociaciones con otras empresas, la imagen corporativa, etc. Todo está impregnado de protocolo. Las empresas con una mínima estructura deberían de tener su propio manual interno de protocolo que regulara todo este tipo de cuestiones.

La globalización ha traído consigo la eliminación de fronteras y la libre circulación de mercancías, capitales y personas. Esta mayor interconexión ha favorecido el desarrollo de un protocolo internacional. Nos estamos moviendo dentro del ámbito de las relaciones comerciales pero se le añade una nueva variable: la cultura. Antes de iniciar cualquier contacto con otro país es importante informarse sobre las tradiciones, costumbres y su protocolo. No es lo mismo hacer negocios con Asia que con Occidente.

El hecho de no tener en cuenta estas diferencias culturales os puede llevar al fracaso en vuestras negociaciones. Es más, puede hacer que ni siquiera podáis conseguir un primer contacto. Estas diferencias culturales se vuelven más pronunciadas cuando los empresarios occidentales pretenden entrar en el mercado oriental. Actualmente países como China o la India se han convertido en destinos preferentes de las inversiones extranjeras. Sin embargo, el desconocimiento que existe en torno al carácter y formas de negociar de estos países hacen que muchos empresarios occidentales desistan en su intento de meterse en estos mercados.

Ahora mismo el interés es bidireccional con lo que muchas empresas chinas están deseando introducirse en los mercados occidentales. He tenido que escuchar infinidad de veces que cuando son ellos los que se desplazan a nuestro país deberían ajustarse a nuestra forma de hacer negocios y por tanto a nuestras normas de protocolo. Dicho argumento no puede conducir más que al fracaso en cualquier negocio que se pretenda realizar con estas culturas.

A modo de conclusión me gustaría cerrar mi artículo con otra anécdota: en una ocasión me preguntaron si me gustaba más el protocolo o la organización de eventos. Mi respuesta fue automática: “el protocolo lo engloba todo con lo que no tengo la necesidad de escoger entre una cosa o la otra” Mi intención es compartir mis conocimientos de protocolo para ayudaros a nivel empresarial haciendo hincapié en una de mis pasiones, el protocolo oriental. Me encantaría que me acompañarais en esta nueva etapa profesional en la que espero conseguir que el protocolo ya no sea el gran desconocido.

(Nota): José Antonio de Urbina, El gran libro del protocolo, Ediciones Planeta Madrid, S.A. Madrid, 2005.

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  • Protocolo, el gran desconocido

    Últimos comentarios de los lectores (1)

    2220 | Mayte Castelló - 02/02/2018 @ 08:26:26 (GMT+1)
    Sara , te deseo mucho éxito en tu nueva etapa .Un abrazo.

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