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TENER EN CUENTA EL ABANICO DE RIESGOS

¿Protocolo vs Seguridad?

¿Protocolo vs Seguridad?
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· Por Sara López Martos, Licenciada en Economía por la Universidad de Barcelona (UB) y Bridgewater College, Virginia (EEUU), Master en Protocolo, Organización de Eventos y Gestión de Congresos y asesora Experta en Organización de Eventos Institucionales, Congresos y Presentaciones Corporativas

sábado 15 de junio de 2019, 18:39h
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La organización de un evento, independientemente de su naturaleza, debe de contemplar un trinomio formado por el protocolo, la comunicación y la seguridad. La globalización en la que vivimos sin duda ha permitido que podamos viajar o adquirir bienes procedentes de otros países al mejor precio y tiempo mínimo. Sin embargo, este mayor contacto propiciado con la reducción o eliminación de las barreras físicas también ha favorecido el incremento de las amenazas a la seguridad. El mundo de los eventos es muy consciente de esta nueva amenaza con lo que ha empezado a dar prioridad al diseño y planificación de eventos seguros. Teniendo en cuenta lo dicho anteriormente, ¿podemos decir que el protocolo y la seguridad van de la mano?

Antes de dar una respuesta a la pregunta me gustaría analizar por separado el trinomio mencionado unas líneas más arriba. Cuando hablamos de protocolo nos referimos a las normas y reglamentaciones que regulan determinados comportamientos. El simple hecho de elaborar un plan de seguridad o un plan de prevención y evacuación ya supone la aplicación de protocolo dado que ese plan se redactará atendiendo en todo momento a la normativa vigente en materia de seguridad. La comunicación, por su parte, se ha convertido en otra variable a tener en cuenta en la organización de un evento. Al hablar de comunicación no me refiero únicamente a los medios que se emplearán para dar publicidad al evento sino que también se refiere al contacto fluido y constante entre todos los involucrados en la organización de ese acto.

La seguridad es la tercera variable a tener en cuenta en nuestra fórmula. Un buen evento debe cuidar tanto de la seguridad de los bienes existentes dentro del recinto donde se celebre el acto como de la de los asistentes, los participantes y los trabajadores que estarán durante los preparativos y durante la celebración del mismo. Teniendo en cuenta la importancia de la seguridad, es indudable que se recomienda que un evento cuente con un plan de seguridad sobre todo si van a asistir un número importante de personas o si la naturaleza de los invitados puede hacer temer por la seguridad de las instalaciones, las personas y los bienes. Sin embargo, ¿quién es el responsable de elaborar ese plan de seguridad? Sin duda no es competencia directa del equipo de protocolo. De ahí la importancia de contar con la colaboración y asesoramiento de especialistas en seguridad.

Elaborar un buen plan de seguridad implica identificar y analizar los posibles riesgos para tomar las medidas más oportunas y así reducir la probabilidad de que estos riesgos lleguen a materializarse y en caso de que se hagan realidad, al menos reducir al máximo su impacto con una pronta actuación. Para ello es importante conocer el lugar donde se vaya a celebrar el evento por dentro y por fuera. Se deben conocer las instalaciones, sus accesos, salidas de emergencia, sistemas de alarma…Del mismo modo, es importante saber si el personal que estará presente el día del evento dispone de conocimientos básicos sobre atención primaria en caso de accidentes. Así mismo, existe otra cuestión que debe tenerse en cuenta: ¿el espacio cuenta con planes de autoprotección, emergencia y evacuación? En caso afirmativo conviene analizarlo para comprobar su adecuación.

Existe toda una tipología de riesgos que el encargado de seguridad debe de tener en cuenta en el momento de elaborar un plan de seguridad y prestar su asesoramiento a los organizadores del evento. En primer lugar, los actos antisociales tales como el hurto, los robos o el consumo de sustancias prohibidas, que pueden llegar a alterar el orden público o el desarrollo normal del acto. De hecho, ya existe una normativa vigente en la que se estipulan los diferentes niveles de riesgos para los eventos y en función del nivel se determinan unas medidas u otras de seguridad. En segundo lugar, las situaciones de emergencia y evacuación que pueden producirse a causa de un incendio, derrumbe o atentados terroristas, una nueva amenaza que por desgracia ha cobrado un gran protagonismo en eventos públicos.

En tercer lugar, están los accidentes personales que se pueden producir a causa de las condiciones de las infraestructuras o por indisposiciones repentinas que pueden sufrir el personal, los asistentes y los participantes al evento. Para poder valorar este riesgo es conveniente tener en cuenta las condiciones meteorológicas ya que no es lo mismo realizar una actividad al aire libre en verano o invierno o hacerlo en un espacio cerrado. Por último, existen unos derechos para los asistentes, tales como la protección de datos o los derechos del menor al realizar fotografías no autorizadas que todo el personal de seguridad y resto de trabajadores en el evento deben de conocer y respetar. Es importante ser consciente de estos derechos en el momento de los registros en puertas de acceso o incluso en el registro que se puede llevar a cabo dentro de las instalaciones. Se pueden llegar a producir situaciones muy complejas en las que el personal del evento deberá e mostrar grandes dotes de asertividad.

Como podéis comprobar la organización de un evento no sólo es una cuestión de contratar los servicios y proveedores deseados por el cliente. El buen organizador debe de tener muy presente la cuestión de la seguridad sobre todo, si al evento se prevé que asistan un número elevado de personas o bien la naturaleza de los asistentes obliga a garantizar la protección de determinadas personalidades. El problema más patente es la dificultad de mantener una comunicación fluida entre todos los departamentos implicados en el evento sobre todo entre el departamento de seguridad y el de protocolo. Generalmente cuando participan por un lado, las Fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado y por otro, las empresas de seguridad privada, cada uno tiene sus prioridades con lo que se hace realmente complicado coordinar todas las acciones. Esta falta de coordinación se ha puesto de manifiesto en numerosas ocasiones sobre todo en aquellos eventos de trascendencia mediática. El hecho de mantener una buena comunicación puede aumentar la efectividad en el momento de anticiparse a posibles riesgos o contratiempos que de otro modo es muy probable que se materialicen. Sin duda es importante que todos los departamentos vayan de la mano y cuando hablamos de seguridad la necesidad de colaboración entre todos los implicados se hace todavía más necesaria.

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