A la vez que muchas empresas confían ahora en sofisticados procedimientos híbridos de back-up que incluyen cintas, discos ópticos y nube, los empleados confían en que la información que necesitan siempre estará ahí, incluso si no han guardado el archivo, si han sobrescrito sobre el mismo o si lo han borrado. En unas recientes encuestas en profundidad realizadas a profesionales senior de las TI en Alemania, España, Francia, Países Bajos y Reino Unido , Iron Mountain descubrió que los empleados de RRHH, finanzas, marketing y ventas – así como los de TI – nombran y guardan documentos de forma desestructurada y negligente, y cuando no encuentran algún archivo, simplemente cogen el teléfono para llamar a TI y pedir que se lo localicen.
La confianza generalizada en la fiabilidad de las copias de seguridad de la información no siempre está justificada. El mayor error de las empresas es “organizar y olvidar”: almacenar información en cinta o disco y no revisarla nunca. Los informes sugieren que el 34% de las empresas no hacen pruebas de sus copias de seguridad y el 77% de los que lo hacen detectaron fallos en los back-ups en cintas, lo que se revela como una estrategia de alto riesgo .
Otro fallo común es almacenar cintas y discos de copias de seguridad en lugares que no cuentan con las condiciones adecuadas de temperatura y humedad. Según pasa el tiempo, esto puede llevar a la degradación de los datos.
“A medida que las empresas introducen sistemas mas estratégicos y sofisticados para las copias de seguridad y la recuperación de datos, combinando almacenes dentro y fuera de la empresa, servidores, discos, cintas y soluciones en la nube, los empleados han descubierto una valiosa red segura para los documentos perdidos o mal archivados”, comenta Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain España. “Sin embargo, no toda la información se archiva de forma efectiva, o se almacena en un entorno debidamente controlado climáticamente una vez ya está en disco o cinta. Esto puede significar que cuando la gente intenta recuperar datos, bien están corruptos o bien ya han desaparecido. Las empresas tienen que garantizar que tratan sus copias de seguridad como si fueran dispositivos anti-incendio: colocándolas en lugares seguros y revisando que todo esté correcto de forma regular”.
Iron Mountain asesora para que las empresas introduzcan políticas flexibles e híbridas de back-up capaces de sacar el mayor partido posible de los presupuestos limitados que se invierten en almacenamiento, reflejando que no toda información es igual. Por ejemplo, esto podría incluir servidores en la misma empresa para la información más activa, importante o confidencial, junto a la nube y almacenes seguros para discos y cintas que contengan datos menos esenciales o que no se usen a menudo.
En segundo lugar, estas políticas de copia de seguridad tienen que estar complementadas por medidas proactivas encaminadas a reducir la pérdida de datos por parte de los empleados. Los accidentes cometidos por empleados son a menudo resultado de falta de conocimientos tecnológicos, por lo que ayudar a los compañeros a nombrar y guardar documentos, introduciendo plataformas para compartirlos con el fin de gestionar el control de las diferentes versiones e instalar un almacén central donde la gente pueda encontrar sus archivos, contribuirá a reducir el borrado accidental de documentos.
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) es líder en servicios de custodia y gestión de la información. La compañía cuenta con 7,5 millones de metros cuadrados repartidos en cerca de 1.350 instalaciones en 45 países, lo que le permite dar servicio con rapidez y precisión a clientes en todo el mundo. Sus soluciones para la gestión y custodia de archivos, escaneado y digitalización, destrucción segura de papel y soportes y backup y recuperación de datos ayudan a las empresas a reducir los costes de almacenamiento, cumplir con las normativas, recuperarse de desastres y usar mejor la información en beneficio de su negocio. Fundada en 1951, Iron Mountain gestiona miles de millones de activos de información, incluidos documentos de empresas, archivos electrónicos y datos médicos.
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