Cómo configurar un digital workplace

Y es que, entre los tantos beneficios que implica, es sabido que la productividad de los empleados ha aumentado, y esta es, junto a otros resultados positivos, la principal razón del triunfo del home office. Ahora bien, ¿cómo empezar a implementarlo?

¿Qué es un digital workplace?

Un digital workplace, o virtual workplace, es un lugar de trabajo que no está ubicado en ningún espacio físico. Frecuentemente está ubicado en una red que puede ser privada o internet y que no toma en cuenta ningún tipo de fronteras.

La principal característica de un digital workplace es que cada uno de los procesos de la empresa (o al menos la mayoría de ellos) pueden realizarse de manera remota. No todas las empresas pueden adaptarse a este tipo de ninámicas (la construcción y el transporte son ejemplos), sin embargo, cada vez son más las compañías que ofrecen o migran a esta modalidad de trabajo. Entre las compañías que más han hecho la migración a este formato, resalta el casino online.

¿Cómo configurar un digital workplace?

Un digital workplace es, como ya se dijo, un espacio de trabajo sin espacio físico fijo o definido. En la medida en que se tenga esto siempre presente, se podrá comenzar a configurar uno.

Ahora bien, lo primera tarea a realizar en la configuración de un digital workplace es la de tener un diagrama de flujo del trabajo que se hace en la empresa. Esta suerte de organigrama de cada uno de los niveles de producción y de desempeño en la empresa servirá de ayuda a la hora de establecer el formato de trabajo digital.

¿Qué se hace en cada puesto de trabajo?, ¿qué fases del trabajo pueden ser hechas a distancia?, ¿puedo establecer todo el proceso de trabajo de manera remota? Tener estas preguntas presentes y responderlas acuciosamente es el primer paso. No obstante, es necesario ahondar un poco más en este y cada uno de los pasos.

Pasos para configurar un digital workplace

Los pasos que recomendamos seguir son los siguientes:

1. Organización y quién puede adecuarse

Tener en cuenta no solo qué fases del flujo de trabajo pueden funcionar a distancia, sino también qué equipos de personas o proyectos pueden hacerlo.

2. Recursos tecnológicos necesarios

Tener en cuenta cuáles serán los softwares (y hardwares también) necesarios. Es menester saber qué sistemas operativos convienen más, cuáles equipos son los más adecuados, las redes y los sistemas de seguridad con los que funcionará la empresa.

De hecho, es probable que haga falta alguna inversión adicional.

3. Capacitación del personal

Es importante que el personal esté perfectamente adaptado a esta nueva forma de disciplina. El teletrabajo es un cambio que supone un impacto cultural. Cualquier esfuerzo para mantener al equipo de trabajo preparado para este cambio será siempre bien recibido.

4. Ser ejemplo a seguir es la mejor estrategia

La alta directiva debe ser ejemplarizante. Esto no está demás decirlo, ya que es un consejo que se aplica también para el trabajo presencial. No critiques en tus empleados alguna mala práctica que también hagas tú.

5. Contar con personal calificado para la capacitación

La facilitación interna es esencial para solventar cualquier problema entre los diversos equipos de trabajo. No todo el personal funciona de la misma forma ni cada persona enfrenta del mismo modo cada situación. Lo ideal en estos casos es contar con algún facilitador o con un equipo de facilitadores que puedan asesorar ante cualquier eventualidad.

6. Paciencia ante el cambio

Si la empresa ya ha estado trabajando de forma tradicional anteriormente, es importante tener en cuenta que el cambio al teletrabajo no ocurrirá de un día para otro.

Ventajas de configurar un digital workplace

¿Todavía tienes algunas dudas sobre si iniciar o no tu empresa en el mundo del teletrabajo?, ¿ya tienes una empresa que funciona de modo tradicional y no sabes si cambiar al trabajo a distancia? Seguro que la siguiente lista de beneficios te hará cambiar de forma de pensar.

1. Un 70% del equipo de trabajo reconoce ser más productivo trabajando a distancia.
2. Hasta la mitad del staff reconoce que el sistema es tan bueno y son tan productivos que pueden saltarse algún descanso si es necesario. Se sienten más a gusto con un entorno agradable desde donde trabajar.
3. Más del 30% reconoce poder completar mayor cantidad de trabajo en menos tiempo.
4. Uno de cada cuatro empleados reconoce estar dispuesto a trabajar más horas a distancia que de manera presencial.
5. Cinco de cada diez empleados afirman que bajo este nuevo sistema la comunicación no sólo se ha hecho más fluida, sino que ha mejorado.