Desafío: La carga de los procesos KYC manuales

Las instituciones financieras están obligadas a verificar meticulosamente la identidad y el origen de los fondos de cada cliente para cumplir con normativas de prevención de delitos financieros, como el blanqueo de capitales. Este banco suizo se enfrentaba a un proceso manual laborioso que requería hasta 40 formularios y más de 500 preguntas para cada nueva cuenta, abriendo entre 100 y 150 cuentas al año.

Automatización KYC: La solución con Bonita

Para abordar estos problemas, el banco optó por una solución de automatización basada en la gestión de procesos de negocio (BPM) desarrollada por nosotros. La dirección decidió automatizar todo el proceso de KYC mediante una aplicación flexible, ampliable y diseñada a medida para integrarse con los sistemas existentes. El objetivo principal era simplificar las verificaciones regulatorias, optimizar la experiencia del cliente y garantizar la conformidad normativa.

La fase de pruebas de la primera aplicación para la integración de clientes tomó menos de dos meses. Actualmente, la base de datos de clientes está centralizada e integrada con otras herramientas y aplicaciones existentes. Las comunicaciones clave entre los departamentos de front office, registro central, cumplimiento normativo y back office están agregadas en el proceso, lo que garantiza la fiabilidad y trazabilidad de la información histórica.

El despliegue de la solución fue notablemente rápido. El equipo del proyecto comenzó mapeando todo el proceso de integración de clientes y sus numerosos subprocesos de principio a fin. Cada etapa fue analizada en detalle, incluyendo los puntos donde era necesario enviar o extraer datos de otros sistemas internos y externos, como el sistema bancario central propietario y el CRM.

Además, el equipo técnico desarrolló un portal de usuario dedicado para los responsables de llevar a cabo las pocas acciones manuales restantes necesarias en cada etapa del proceso.

Ventajas de la automatización KYC con Bonita

Gracias a la automatización, el banco ha logrado reducir significativamente los tiempos de incorporación, mejorar la trazabilidad de los datos y optimizar la comunicación entre departamentos. La automatización de KYC, que incluye inteligencia artificial para verificación de identidad y evaluación de riesgos, ha permitido a la entidad cumplir con normativas complejas de forma más eficiente y segura.

“Hoy en día, con la generación de formularios y el proceso de verificación completamente automatizados, estamos extendiendo el sistema a los equipos de cumplimiento y back office, generando directamente datos en nuestro sistema bancario central y avanzando hacia procesos totalmente digitales", comentó el Responsable de Aplicaciones de Negocio e Inteligencia Empresarial de la compañía.

Con esta iniciativa, el banco está explorando nuevas áreas de transformación digital para continuar optimizando sus procesos y fortalecer la experiencia tanto para empleados como para clientes, posicionándose a la vanguardia en automatización y cumplimiento regulatorio en el sector financiero.

La automatización de procesos en el sector financiero en España

La tendencia hacia la automatización de procesos en el sector financiero no es exclusiva de Suiza. En España, la adopción de tecnologías de automatización ha experimentado un crecimiento notable. Según un estudio de Deloitte, en 2020, el 73% de las empresas españolas utilizaban tecnologías de automatización inteligente, un incremento significativo respecto al 58% registrado en 2019.

Este aumento refleja la creciente necesidad de las instituciones financieras españolas de mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y cumplir con regulaciones cada vez más estrictas. La automatización de procesos como el KYC permite a las entidades financieras agilizar la incorporación de clientes, minimizar errores y fortalecer la seguridad, aspectos clave en un mercado altamente competitivo y regulado.

Además, la pandemia de COVID-19 ha acelerado la transformación digital en el sector financiero español. Un informe de KPMG destaca que más del 50% de los productos bancarios se contrataron por canales online durante la pandemia en España, evidenciando un salto significativo hacia la digitalización de servicios financieros.

En este contexto, la automatización de procesos KYC no solo mejora la eficiencia y el cumplimiento normativo, sino que también contribuye a una mejor experiencia del cliente, un factor determinante para la fidelización y captación en el sector financiero actual.