La Coordinación de Actividades Empresariales, conocida como CAE, surge de la normativa de prevención de riesgos laborales que exige la cooperación entre empresas cuando comparten un mismo espacio de trabajo. En una comunidad de propietarios esto ocurre con frecuencia: empresas de mantenimiento, limpieza, ascensores, jardinería, seguridad o reformas pueden coincidir en el edificio durante el mismo período. Establece procedimientos para que todas las partes conozcan los riesgos existentes y las medidas de prevención necesarias.
Uno de los primeros pasos para implementar este sistema consiste en identificar a todas las empresas externas que prestan servicios dentro de la comunidad. El administrador o la empresa gestora debe elaborar un registro actualizado que incluya a los proveedores habituales. Esta información permite saber qué tipo de tareas se realizan en el edificio y qué riesgos pueden existir durante su ejecución.
El siguiente paso es solicitar la documentación obligatoria a cada empresa. Entre los documentos más comunes se encuentran los certificados de formación en prevención de riesgos laborales, los seguros de responsabilidad civil, los contratos de trabajo del personal y las evaluaciones de riesgo vinculadas a la actividad que se realiza. La verificación de estos documentos es una de las bases del sistema de coordinación.
Una vez reunida la información, se establece un canal de comunicación entre la comunidad de propietarios y las empresas contratadas. Este intercambio permite informar sobre normas de seguridad específicas del edificio, horarios de trabajo, zonas restringidas y procedimientos en caso de emergencia. La comunicación es una parte esencial del CAE, ya que evita situaciones de riesgo cuando coinciden varios trabajadores en un mismo espacio.
La organización de los accesos también forma parte del proceso. En muchos edificios se implementan registros de ingreso para los trabajadores externos o sistemas digitales que permiten verificar la documentación antes de que el personal comience su tarea. En este sentido, desde Data Consulting, afirman: “Estas herramientas facilitan el control y ayudan a mantener actualizada la información sobre las empresas que operan en el inmueble”.
La importancia de estos sistemas se refleja en los datos vinculados a la seguridad laboral. Según cifras del Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo de España, en 2023 se registraron más de 600.000 accidentes laborales con baja en el país. Una parte de estos incidentes ocurre en espacios donde intervienen trabajadores de distintas empresas. Por esta razón, las medidas de coordinación buscan reducir los riesgos cuando coinciden varios empleadores en un mismo lugar.
En el caso de las comunidades de propietarios, la aplicación del CAE también contribuye a ordenar la gestión de proveedores. Los administradores cuentan con una herramienta que centraliza la documentación y permite verificar que las empresas cumplen con la normativa vigente. Para los proveedores, el sistema también ofrece claridad sobre las condiciones en las que deben realizar su trabajo.
La digitalización facilitó la implementación de estos procesos. En los últimos años surgieron plataformas que permiten cargar documentos, controlar vencimientos y gestionar autorizaciones de manera online. Estas soluciones reducen el trabajo administrativo y ayudan a mantener actualizada la información sin recurrir a archivos en papel.
La coordinación entre administradores, propietarios y empresas de servicios permite que las tareas habituales del edificio se desarrollen con mayor organización. Cuando cada parte conoce sus responsabilidades y dispone de la información necesaria, el trabajo cotidiano se vuelve más seguro para quienes prestan servicios y más transparente para quienes gestionan la comunidad.
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