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TODO EVENTO, CON SU ANFITRIÓN

El anfitrión perfecto

El anfitrión perfecto
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· Por Sara López Martos - Licenciada en Economía por la Universidad de Barcelona (UB) y Bridgewater College, Virginia (EEUU). Master en Protocolo, Organización de Eventos y Gestión de Congresos. Asesora Experta en Organización de Eventos Institucionales, Congresos y Presentaciones Corporativas

lunes 23 de julio de 2018, 09:05h
Los acontecimientos deportivos de alto calado tales como el Mundial de fútbol o los Juegos del Mediterráneo han sido una fuente de inspiración para los especialistas en protocolo. Una vez pasada la fiebre del deporte y habiendo echado un vistazo a mis artículos siento como si hubiera empezado la casa por el tejado. Permitidme que me explique: en mis últimos artículos he utilizado palabras tales como anfitrión, alta autoridad, invitado de honor, precedencia, etc. Sin embargo, ¿no hubiera sido más lógico enseñar primero a los lectores la terminología general para de este modo permitir que pudieran llegar mejor a sus propias conclusiones?



El hecho de plantearme esta pregunta me ha llevado a escribir sobre uno de los primeros conceptos que se enseña a los estudiantes de protocolo: la figura del anfitrión. La Real Academia Española (RAE) define al anfitrión como “Persona o entidad que recibe en su país o en su sede habitual a invitados o visitantes; Persona que tiene invitados a su mesa o a su casa” Partiendo de esta definición podemos concluir que el anfitrión puede ser una persona física o jurídica y en el caso de tratarse de una persona jurídica puede ser una institución pública o una entidad privada.

La primera regla de protocolo estipula que todo evento siempre tendrá un anfitrión que deberá desempeñar una serie de funciones básicas independientemente de su naturaleza física o jurídica. En primer lugar, el anfitrión tiene la responsabilidad de organizar y planificar el evento. Del mismo modo, se encargará de toda la cuestión de la elaboración de la lista de invitados, diseño de las invitaciones, el envío de las mismas, las confirmaciones de asistencia y la colocación de los asistentes cuando la naturaleza del evento lo exija.

Como parte de la logística el anfitrión también se encargará de la contratación y seguimiento de los proveedores y de la elaboración del cronograma y timmings que detallen minuto a minuto el desarrollo del acto o celebración. El día del evento el anfitrión o anfitriones se encargarán de controlar que todo salga según lo planificado y también deberán dar solución a cualquier contratiempo que pueda aparecer durante el transcurso del mismo. Es importante tener presente que a pesar de haber preparado y planificado el evento a la perfección seguro que en algún momento se producirá algún imprevisto que requerirá de la intervención del anfitrión.

Durante la fase de planificación es muy probable que el anfitrión deba coordinarse con otro equipo sobre todo si al evento asisten altas personalidades como invitados de honor. En el momento de decidir si se invita o no a un personaje televisivo, a un político, a una alta autoridad u a otro personaje de gran calado social, el anfitrión debe de tener en primer lugar muy claro el objetivo de su evento. Es importante tener en cuenta que en ocasiones el invitado de honor contrapondrá sus propios deseos a los intereses del anfitrión con lo que puede resultar difícil llegar a un entendimiento.

¿Cómo actuar cuando la alta autoridad exige pronunciar un discurso cuando no le toca por protocolo? ¿Qué sucede si el invitado de honor solicita estar sentado en un determinado asiento? ¿Y si rechaza la invitación y luego el mismo día decide asistir al evento? Creedme si os digo que estas situaciones son muy normales. De ahí la importancia de que el anfitrión tenga la capacidad de defender su condición de tal y consiga encontrar el equilibrio entre por un lado, los objetivos buscados con la celebración del evento y por otro, el protagonismo que debe tener el invitado de honor.

El anfitrión es una de las figuras más importantes en el mundo del protocolo, incluso su importancia es mayor que la del invitado de honor y del resto de asistentes. Esta relevancia se traduce en otras muchas funciones que van más allá de la mera organización del evento. Me refiero a cuestiones como la recepción y despedida de los invitados y la socialización de todos los asistentes haciendo las presentaciones necesarias cuando los invitados no se conozcan. En otras palabras, el anfitrión deberá estar pendiente en todo momento de las necesidades de sus invitados.

Teniendo en cuenta las funciones descritas a lo largo del artículo sin duda el anfitrión debe de tener una serie de aptitudes tales como la capacidad de organización; visión sistémica que le permita avanzarse a los posibles
contratiempos que puedan aparecer; capacidad de trabajar en equipo dado que según el evento el anfitrión deberá de rodearse de un equipo que le ayude y si asisten invitados de honor es muy probable que tenga que colaborar con otros equipos representantes del invitado de honor. Asimismo, el anfitrión debe tener dotes de comunicación y capacidad de tomar decisiones rápidas en situaciones de estrés.

A modo de conclusión me gustaría dejar claro que sin duda en ocasiones la empresa, la institución o la persona física recurren a un profesional para que les organice el evento y se encargue de la ejecución del mismo. Sin embargo, esta delegación no implica la pérdida de su condición de anfitrión. Es importante no perder de vista que todo evento siempre tendrá un anfitrión o anfitriones, tal y como he indicado unas líneas más arriba. Y como tales, existe una serie de funciones que no pueden obviar ni delegar, sobre todo las que se refieren al trato con los invitados. Incluso a nivel de empresa la figura del anfitrión está siempre presente. La organización de una reunión, la negociación de un acuerdo, la presentación de un producto o la visita a una empresa, por citar unos pocos ejemplos son actos en los que siempre habrá un anfitrión o varios que deberán comportarse de acuerdo a una serie de normas de protocolo.

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