Datos necesarios para una factura

Las facturas son similares a los presupuestos con respecto a los datos formales, porque contienen la misma formalidad e información. Pero en el caso de pequeños emprendimientos es posible que no tengan un conocimiento administrativo completo y puedan presentarse, por tanto, dudas a la hora de realizar esta gestión.

Es por eso que algunos emprendedores que se inician pueden llegar a preguntarse ¿cómo hacer una factura? El primer aspecto a considerar es el Decreto español del 30 de noviembre del año 2012, por medio del cual se aprueba el reglamento con elementos importantes que deben incluir las facturas, tales como:

• Nombre jurídico y dirección de la empresa.
• NIF (número de identificación fiscal).
• Día de expedición de la facturación.
• Número de la factura.
• Descripción de la mercancía (cantidad y volumen) o servicios prestados.
• Importe neto con la cantidad de retribución de impuestos exigida.
• Rebajas acordadas, si aplica.
• Fecha de entrega.
• Retenciones aplicadas.

Las facturas varían si la empresa ofrece un servicio o producto, por eso el documento mercantil deberá indicar la naturaleza de la creación de la factura:

• Por venta de mercancías se refleja el número de productos a despachar con su código y detalle del precio individual por artículo para aclarar el total facturado.
• Por los servicios realizados debe describir el alcance de los servicios y especificar el precio total.

Novedades para confeccionar facturas

El sistema tradicional de facturas con papel y bolígrafo, aunque no deja de ser legal, se presta a errores y pérdida de material, por eso en la actualidad se recomienda la posibilidad de utilizar programas de facturación o alguna plantilla facturas para descargar en formatos de Office, los cuales ofrecen muchas ventajas, como por ejemplo el diseño acorde con la imagen del producto o servicio.

Gracias a la revolución tecnológica, las facturas se emiten en formatos de archivos pdf, vía correo electrónico, y existe gran cantidad de ficheros descargables que permiten inclusive el respaldo en la nube.

Una empresa organizada es sinónimo de éxito, el proceso de crear y diseñar la factura de una pequeña empresa al utilizar estas herramientas, simplifica una serie de pasos tradicionales que resta un tiempo que puede ser aprovechado en otras tareas. Con tan sólo introducir los datos necesarios y realizar algunos clics se genera un documento jurídico que cumple con los diferentes requisitos de Hacienda.

Ventajas de crear facturas con plantillas Office

Las plantillas de Office no sólo ofrecen una aplicación con funciones útiles para cualquier empresa, es posible recopilar datos que son almacenados en la nube y una vez introducidos se vinculan automáticamente con la nube.

Existen procesos administrativos automatizados, por eso muchas plataformas ofrecen plantilla factura Word gratis, sin embargo debe verificarse que contengan los elementos exigidos por el reglamento vigente, de esta forma se garantiza el control y procesos correcto para la facturación de cada producto o servicio.

Para conservar las facturas en formato electrónico es vital que el documento tenga un certificado digital. En la actualidad ya es legal el uso de firmas digitales para el envío y recepción de archivos con carácter mercantil.

Envío de facturas digitales

De acuerdo con los requisitos de la Agencia Tributaria Española, es posible enviar por correo electrónico facturas digitales cuando la empresa adquiera un software de certificado digital, por tanto, para los diversos tipos de factura deben estudiarse las distintas consideraciones legales para evitar sanciones.

Se sugiere descargar para uso administrativo el modelo factura proforma gratis, ya que por tratarse de un borrador que representa una oferta comercial, simplifica algunos soportes informativos que pueden ser utilizados cuando el cliente asegure el proceso de compra o adquisición de servicios.

En base a lo anterior, la Agencia Tributaria Española determina el uso de dos requisitos legales de facturación: completa y simplificada, la primera debe describir todos los aspectos relacionados con la normativa vigente, mientras que la segunda no tiene que contener las mismas características.