¿Qué requisitos exige el nuevo registro horario digital del Ministerio de Trabajo para las horas extra?
El nuevo registro horario digital exigirá que las horas extra queden registradas de forma objetiva, trazable, inalterable y diferenciada de la jornada ordinaria.
El sistema deberá identificar claramente cuándo se supera la jornada pactada, conservar los datos durante al menos cuatro años y permitir su acceso inmediato a la Inspección de Trabajo, trabajadores y representantes legales.
¿Cómo registrar las horas extra en un sistema de control horario digital?
Las horas extra se registran automáticamente cuando el sistema detecta fichajes que superan la jornada diaria o semanal configurada.
El trabajador debe fichar entrada y salida reales, y el software debe calcular el exceso horario sin intervención manual, dejando constancia del momento exacto en que se generan esas horas.
¿Qué datos debe recoger el registro?
El registro digital de horas extra debe incluir:
- Hora exacta de inicio y fin de la jornada.
- Cómputo diario de horas trabajadas.
- Identificación clara de las horas extra.
- Fecha, trabajador y centro o modalidad de trabajo.
- Historial de modificaciones con justificación, si las hubiera.
¿Cuáles son los software más recomendados?
Los más recomendados son los programas de control horario digital que ya están adaptados a la nueva normativa, ofrecen varios métodos de fichaje como app, QR o WhatsApp y cuentan con una atención al cliente sólida, especialmente para responder con rapidez si hay una Inspección de Trabajo.
Entre las soluciones más destacadas para la gestión de equipos están Holded perfecta si también necesitas un software de facturación o Kronjop, un software de control horario todo en uno que ofrece un Plan Essential económico para pequeñas empresas y un Plan Advanced para grandes empresas que necesiten una plataforma completa de recursos humanos.
¿Se debe diferenciar entre horas ordinarias y horas extraordinarias?
Sí. El registro horario digital debe diferenciar explícitamente entre horas ordinarias y horas extraordinarias.
No es válido un total de horas sin desglose, ya que la Inspección exige identificar qué parte de la jornada excede el horario pactado.
¿Y entre horas extras voluntarias y no voluntarias?
El sistema debe permitir identificar el tipo de hora extra cuando la política interna o el convenio lo exijan.
Aunque el registro básico es horario, el nuevo enfoque digital facilita añadir etiquetas o incidencias que indiquen si la hora extra ha sido autorizada o es obligatoria.
¿Es obligatorio registrar las horas extra día a día o vale un cómputo mensual?
En la práctica, muchas empresas siguen haciendo un ajuste mensual, lo que invalida el registro ante inspección aunque el total de horas sea correcto.
El registro debe ser diario. Un cómputo mensual no cumple con el control horario de horas extra que exige el nuevo modelo digital.
Cada día debe quedar reflejada la jornada real realizada, incluyendo las horas extra generadas en esa fecha concreta.
¿Cómo se registran horas extra en teletrabajo?
En teletrabajo, las horas extra se registran igual que en trabajo presencial: mediante sistemas de fichaje digitales.
El sistema debe evitar registros automáticos por conexión y exigir acción directa del trabajador para garantizar la fiabilidad del dato horario.
¿Y para empleados con desplazamientos o trabajo fuera del centro?
El software empleado debe permitir fichar desde el móvil u otros dispositivos y ofrecer funciones de geolocalización, asociando el fichaje a un contexto de trabajo en movilidad.
Las horas extra se generan cuando el tiempo registrado supera la jornada configurada, independientemente del lugar físico.
¿Se pueden modificar las horas extra registradas?
No se pueden eliminar ni sobrescribir. Solo se permiten correcciones trazables, dejando constancia de quién modifica, cuándo y por qué. Cualquier cambio sin rastro invalida el registro ante una inspección.
¿Cómo presentar el registro digital de horas extra ante una inspección de trabajo?
El sistema debe permitir la exportación inmediata del registro de horas extra en formato legible y ordenado, mostrando el histórico completo, sin manipulaciones.
La Inspección debe poder comprobar en segundos la jornada diaria, las horas extra generadas y su coherencia.
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