Todo lo que hay que mover cuando una empresa cambia de oficina

El verdadero reto no son las cajas

Una mudanza doméstica puede resolverse con paciencia y un par de viajes. En una oficina, la situación cambia por completo, entre otros motivos por los puestos de trabajo que deben volver a estar operativos en cuestión de horas, los equipos informáticos que no admiten errores y la documentación que, en muchos casos, contiene información sensible y no puede perderse ni deteriorarse.

Además de mover mobiliario, hay archivadores, pantallas, impresoras, servidores, teléfonos, material de almacén y objetos especialmente sensibles e importantes

Es bastante habitual que, durante un traslado, aparezcan equipos olvidados, armarios llenos de documentación antigua o muebles que ya no tienen utilidad. Muchas empresas aprovechan precisamente ese momento para limpiar y poner orden.

Cada hora cuenta

En cualquier negocio, detener la actividad tiene un coste. Un departamento que no puede acceder a sus equipos, una reunión que debe aplazarse o un servicio que tarda más de lo previsto en reanudarse termina afectando al funcionamiento de la empresa y a los beneficios.

Por eso, buena parte del trabajo consiste en planificar. Se decide qué se trasladará primero, qué puede esperar y qué áreas necesitan estar disponibles desde el primer minuto en la nueva oficina.

Es lógico, por tanto, que las mudanzas se realicen durante fines de semana o en horarios poco habituales. La idea es que los empleados lleguen el lunes y encuentren todo preparado para trabajar en el nuevo emplazamiento.

Cada mudanza es un mundo y la experiencia un grado

Mover una oficina pequeña con diez personas poco tiene que ver con trasladar la sede de una empresa con varios centenares de trabajadores. Cambian los tiempos, la logística y también la coordinación necesaria.

Las compañías especializadas suelen elaborar un inventario previo, etiquetan cada elemento y organizan el traslado para que cada objeto llegue exactamente al lugar que le corresponde. Puede parecer un detalle menor, pero evita muchas horas perdidas buscando equipos o reorganizando despachos una vez finalizado el cambio.

Cuando una empresa afronta este tipo de proyectos por primera vez, es habitual que subestime la cantidad de trabajo que hay detrás. Lo que parecía un traslado de uno o dos días termina prolongándose porque aparecen incidencias que nadie había previsto.

Ahí es donde la experiencia es relevante. Empresas como Adana Transportes llevan años dedicadas a las mudanzas corporativas en Madrid y conocen bien las necesidades de este tipo de clientes. Más allá del transporte, aportan organización, planificación y capacidad para resolver imprevistos sin que el traslado se convierta en un problema añadido para la empresa.