En la actualidad, los bancos y las empresas de servicios financieros operan en un entorno frenético caracterizado por una feroz competencia que amenaza con robarles su cuota de mercado y donde los reguladores buscan el más mínimo incumplimiento en sus operaciones. Además, por si fuera poco, la llegada de la nueva Regulación General de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés) supone la irrupción de nuevos desafíos relacionados con la forma en que estas entidades gestionan la información de sus clientes. A mi parecer, la optimización de los procesos derivados de la gestión de documentos permite a las compañías financieras mejorar su posición en el mercado y hacer frente a estos retos de forma ágil y eficiente. Esta simplificación en sus acciones es imprescindible para aquellas organizaciones que gestionan grandes volúmenes de información personal; especialmente porque los datos confidenciales de sus clientes pueden estar expuestos a riesgos cada vez que estos son escaneados, impresos o enviados por fax. Más aún, la enorme cantidad de papel que se genera en procesos como, por ejemplo, la tramitación de un préstamo hipotecario facilita que la información confidencial pueda verse comprometida, generando un aumento en los costes, no sólo en dinero o tiempo, sino en multas derivadas de las regulaciones gubernamentales.
Si bien es cierto que la banca online ha experimentado un progreso significativo hacia los procesos “paperless”, es evidente que todavía existe una clara dependencia generalizada del papel en acciones puntuales como en el ejemplo que he mencionado anteriormente. En mi opinión, la complejidad, los errores o las demoras relativas a los procesos financieros asociados al papel son elementos clave que contribuyen a aumentar la insatisfacción y el desgaste de los clientes.
Otro dato interesante que me gustaría apuntar, son las vulnerabilidades de seguridad asociadas a la gestión de documentos. Desde mi punto de vista, este tipo de amenazas se acentúa en máquinas de fax analógicas, que carecen de registro de actividad, o en dispositivos de impresión multifunción no seguros que copian, imprimen o escanean documentos, conservan direcciones de correo electrónico y almacenan credenciales de usuario e incluso contraseñas en la memoria. Además, si tenemos en cuenta que la mayoría de estos dispositivos carecen de controles de seguridad, las posibilidades de que puedan verse comprometidos son infinitas.
Sin duda, garantizar la protección de los documentos con información personal no debe representar una carga paras las instituciones financieras. La realidad es que ya existen softwares como Nuance Document Finance Solutions que pueden ayudar a estos dispositivos de impresión multifunción a cumplir con los requisitos de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos de sus clientes.
En la nueva era digital, transformar el proceso de gestión de un documento con el fin de eliminar los retrasos, errores, costes y riesgos de los procesos asociados al papel será fundamental para que los bancos puedan gestionar eficientemente sus flujos de trabajo de documentos y de esta forma puedan ganar, satisfacer y retener a sus clientes.
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