Siempre se procura que todas las tareas y acciones que se realicen para la exitosa consecución de los proyectos, se hagan eficientemente, porque de ello depende que los resultados sean los esperados o los planificados. Para que eso suceda se debe tener muy en cuenta qué es la gestión de proyectos y cómo aplicar esto eficazmente.
La gestión de proyectos o ingeniería de proyectos, como también se conoce, es el conjunto de técnicas y métodos que se aplican en el desarrollo de todo proyecto, para que se desarrolle eficientemente y cumpla con los objetivos propuestos. En ello participan profesionales expertos que saben cómo optimizar los recursos y esfuerzos en la búsqueda de óptimos resultados.
Metodología de la gestión de proyectos
Para desarrollar de una manera productiva y eficiente la gestión de proyectos se deben ejecutar las siguientes acciones generales:
- Definir las etapas del proyecto, para que queden establecidas de manera concreta y se puedan delimitar entre sí.
- Definir de manera detallada el presupuesto, con todas las partidas definidas y la utilización de cada una en las distintas fases del proyecto.
- Establecer el alcance y qué se espera obtener como meta final al concluir el proyecto, lo cual incluye la determinación de los indicadores que permitirán evaluar y medir hasta dónde se lograron los objetivos.
- Fijar la duración exacta del proyecto, con fechas de inicio y culminación.
- Definir claramente los objetivos de cada fase, con los recursos y herramientas que se utilizarán para el cumplimiento de cada uno de ellos.
Sin embargo, como cada empresa es diferente, así también será diferente la metodología de gestión de proyectos a aplicar, lo cual dependerá de algunos factores que pueden ayudar a determinar qué variaciones hay que hacer respecto a los planteamientos generales metodológicos.
Entre esos factores destacan los costes y los presupuestos que se tengan para la elaboración de proyectos, los recursos humanos disponibles, la capacidad para asumir riesgos, la flexibilidad en cuanto a las metas planteadas y el tiempo disponible de las partes involucradas en el equipo de gestión de proyectos.
Beneficios de una aplicación efectiva
Cuando el project management (término técnico en inglés con el que también se identifica a la gestión de proyectos) se implementa de manera correcta en una empresa o negocio, se pueden obtener una serie de beneficios que pueden retribuir de muchas maneras en su crecimiento y consolidación:
- Mejor planificación en todo lo que se haga, ya que todo proyecto bien ejecutado dejará un precedente, que servirá para que los siguientes se planifiquen igualmente bien y puedan dar los mismo buenos resultados.
- Optimiza la cantidad y calidad, por cuanto si una empresa ejecuta bien sus proyectos y trabaja perfectamente, el margen de errores y la utilización ineficiente de recursos se reducen sustancialmente, traduciéndose en mayores rendimientos para la compañía y en un mejor aprovechamiento de los recursos humanos en función de elevar el rendimiento y la calidad.
- Mejora la comunicación interna, debido a que los distintos departamentos funcionarán mejor y los canales de comunicación, que forman un aspecto importante en la ejecución de cualquier proyecto, estarán trabajando mejor y más eficientemente, lo cual a su vez, incidirá en el fortalecimiento del trabajo en equipo.
- Anticipación ante imprevistos, gracias a que la buena planificación permite prever cualquier imprevisto que se pueda presentar.
- Posibilita respuestas rápidas ante las demandas del mercado, por cuanto al tener optimizados los procesos, gracias a la ejecución efectiva de los proyectos, se podrá atender con más rapidez y eficacia, todo lo que le pidan a la empresa.
- Da valor a la planificación y experiencias adquiridas, toda vez que al aplicar la ingeniería de proyectos a todo lo que hace la organización, y lograr con ello mejorar los resultados, se valora más la planificación y se deja atrás la improvisación y el desorden administrativo.
- Asegurar la calidad, indudablemente, mejorar los procesos y optimizar los resultados siempre llevará a la excelencia y a la calidad de los productos o servicios que se desarrollen en la empresa.
- Satisfacción total para el cliente, por cuanto todo lo que se haga en favor de mejorar la empresa, se transformará en mejores servicios y productos, que harán más feliz al consumidor o usuario final.
Consejos para una buena gestión de proyectos
Está comprobado que la gestión de proyectos genera buen rendimiento y beneficios para las empresas, por lo que es bueno considerar algunas claves y consejos que pueden ayudar aún más en su aplicación.
Involucrar al cliente es una buena idea, toda vez que al final, es la razón de ser de todo negocio, hay muchas formas de hacerlo, a través de canales bidireccionales de comunicación que se pueden establecer de diversas maneras.
Adaptarse a los cambios también ayuda, y más en estos tiempos tan convulsionados, en los que los escenarios cambian incluso en menos de un mes. Hay que entender que si algo fue bueno para un proyecto ayer, puede que ya no lo sea hoy, por lo que hay que buscar entonces otras vías innovadoras.
El apoyo de empresas expertas en gestión de proyectos es imprescindible, ya que éstas manejan todas las técnicas y herramientas necesarias para optimizar los procesos involucrados en ellos.
No hay que tener miedo a la ayuda que los recursos digitales pueden aportar al project management, por el contrario, hay que aprovecharlos al máximo. Cada vez son más las herramientas tecnológicas que ayudan a la planificación y organización empresarial, que necesariamente hay que utilizar si se quiere avanzar exitosamente.
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