Cómo sistemas digitales incrementan la eficiencia y la transparencia en un sistema de pasaportes

Los procesos manuales y no transparentes en administraciones públicas pueden ser una fuente general de inconvenientes y, a su vez, afectan los sistemas de documentos de identidad y pasaportes. Demasiado papeleo en lugar de una plataforma digital central puede llevar a que las solicitudes no se procesen en orden cronológico o contengan errores. Debido a esta falta de transparencia, los ciudadanos pueden incluso recibir documentos a los que no tienen derecho, por ejemplo, a los pasaportes diplomáticos y consulares. Además, los ciudadanos no pueden hacer el seguimiento del tiempo que tarda la emisión de los documentos, lo que complica otros registros públicos o viajes.

«La digitalización permite un mayor nivel de transparencia de los procesos, lo que garantiza más seguridad y previsibilidad tanto a los ciudadanos como a los Estados. Ambos se benefician de este desarrollo», aclara Siewert. «El ejemplo de la República Popular de Bangladesh lo ilustra extraordinariamente».

En Bangladesh, para que los empleados puedan intervenir inmediatamente, los sistemas de flujo de trabajo envían alertas de manera automática cuando las solicitudes quedan sin procesar o cuando no se llevan a cabo todos los pasos del proceso. A través de mensajes de texto automáticos, que funcionan como garantía oficial, se les informa a los ciudadanos que sus documentos se encuentran listos para retirar.

Los sistemas son inclusivos para garantizar que el mayor número posible de ciudadanos pueda beneficiarse de estos procesos eficientes. Por ejemplo, la posibilidad de realizar pequeños pagos a través de SMS incluye a las personas que no poseen teléfonos inteligentes o tarjetas de crédito.

«Con el fin de tener los procesos totalmente controlados, Bangladesh también instaló la cadena de valor completa en su país, incluyendo los centros de producción y personalización», agrega Siewert. «La amplia transferencia de conocimientos técnicos también resultó ser un factor decisivo. Se capacitó a los empleados locales en las tecnologías y procedimientos, que ponen en práctica constantemente».