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Herramientas online para llevar la contabilidad

¿Cómo utilizar herramientas online para llevar la contabilidad de tu empresa?

· Hoy en día, es posible emplear herramientas online para llevar la contabilidad de empresas y negocios para gestionar las finanzas empresariales de una forma efectiva, optimizando con ello las diversas labores contables y administrativas que se realizan

martes 18 de junio de 2024, 09:31h
¿Cómo utilizar herramientas online para llevar la contabilidad de tu empresa?
En este sentido, el informe Think Digital Report 2022 Barómetro sobre la transformación digital en España y Latinoamérica, elaborado por Inesdi, expone que, el 85 % de las empresas en dicho país iniciaron en el año 2022 su transformación digital. Estas cifras ponen de manifiesto el hecho de que la innovación tecnológica es uno de los focos en los que han puesto su mirada los emprendedores. De este modo, una de las principales maneras en las que se usa la tecnología en el ámbito empresarial es mediante la implementación de un software de contabilidad en tu negocio o empresa con el fin de optimizar no sólo las labores contables y administrativas en estos entornos empresariales, sino que, a nivel organizacional, también aportará otros beneficios. En este artículo te contamos cómo puedes utilizar herramientas online para llevar la contabilidad de tu empresa o negocio de una forma transparente.
Biografía de la autora: Maryfel Alvarado es licenciada en Letras por la Universidad del Zulia (LUZ) de Venezuela y tiene más de 5 años de experiencia en la edición y redacción de artículos sobre educación, lingüística aplicada y marketing, entre otras temáticas. Es autora del libro de poesía Teoremas del fuego (2018) y fue nombrada Embajador del idioma español de su país en el mundo por la Fundación César Egido Serrano y el Museo de la Palabra de España.
Biografía de la autora: Maryfel Alvarado es licenciada en Letras por la Universidad del Zulia (LUZ) de Venezuela y tiene más de 5 años de experiencia en la edición y redacción de artículos sobre educación, lingüística aplicada y marketing, entre otras temáticas. Es autora del libro de poesía Teoremas del fuego (2018) y fue nombrada Embajador del idioma español de su país en el mundo por la Fundación César Egido Serrano y el Museo de la Palabra de España.


¿Qué necesitas para usar herramientas online para llevar la contabilidad?

El informe Automation Now & Next, elaborado por Automation Anywhere, consiste en una encuesta realizada a líderes empresariales que pone de manifiesto el hecho de que un 78 % de las empresas afirma que el incremento de la productividad es uno de los efectos que se esperan por medio de la implementación de la automatización.

De tal forma, la contabilidad y administración de una empresa o negocio se encuentran entre los aspectos cruciales en estas organizaciones, dado que no solamente implican el hecho de tener actualizados los registros contables, sino que en la medida que se usen estos programas de contabilidad, habrá más organización en el plano contable y financiero.

Al respecto, los registros contables en una empresa deben mantenerse actualizados para que las empresas y negocios puedan tener una contabilidad transparente

Sigue leyendo, ya que, a continuación, te mostraremos algunas claves sobre cómo utilizar herramientas online para llevar la contabilidad de manera eficiente:

- Añade tu información contable en el software

Antes de comenzar a utilizar un software de contabilidad, es necesario que aportes la información contable de tu organización a través de unas plantillas u otros documentos en los que se recopilarán estos datos financieros.

En este sentido, tendrás que rellenar la información solicitada en el archivo correspondiente, de manera que este programa pueda acceder a estos datos para que posteriormente procedas a realizar las diferentes acciones que requieras.

- Sube el documento con la información financiera de la empresa o negocio

Una vez que ya hayas completado la información solicitada, es momento de subir el documento y, después, esperar a que este programa contable pueda ayudarte a hacer las diferentes tareas administrativas y contables de tu negocio y empresa.

- Comienza a utilizar tu software de contabilidad

Cuando ya hayas añadido la información contable de tu empresa, puedes comenzar a indagar cómo llevar la contabilidad con este software y, posteriormente, empezar a utilizarlo para realizar sin mayores dificultades diferentes tareas contables.

4 formas de utilizar las herramientas online para llevar la contabilidad

Las herramientas online para llevar la contabilidad suelen proporcionar mayores facilidades a la hora de que tengas que realizar algún trámite de índole financiero.

Además, ya no te verás en la necesidad de llevar toda la contabilidad de tu empresa o negocio (un aspecto crucial para cualquier organización) de forma manual.

Las maneras en las que puedes poner en práctica diferentes procesos contables en tu empresa o negocio con un programa de contabilidad son las siguientes:

- Exporta los libros oficiales

Una de las formas en las que se pueden utilizar las herramientas online para llevar la contabilidad es para exportar los libros contables con base en lo estipulado en el Plan contable.

Así pues, estas herramientas te permitirán presentar adecuadamente las cuentas anuales en el registro mercantil. Tan solo será necesario exportar esta información para completar eficientemente este proceso.

Esto se debe principalmente al hecho de que una vez que vas incluyendo los datos contables en el software, se actualizarán simultáneamente el libro diario y el libro mayor, ofreciéndote la facilidad para tener acceso al instante a los balances de tu negocio.

De este modo, entre los beneficios de exportar de manera automática los libros oficiales, podemos mencionar las siguientes:

- El proceso de presentación de tus cuentas anuales se llevará a cabo de un modo claro y transparente.

- Ahorrarás tiempo en la realización de esta labor del cálculo de las cuentas anuales y las tendrás a tu disposición de una forma rápida y precisa.

- Podrás evitar errores fiscales que pueden producirse cuando se lleva manualmente la contabilidad.

- Dispón de un estado de pérdidas y ganancias

Estas herramientas online para llevar la contabilidad empresarial permiten visualizar el estado de ingresos y egresos, lo que a su vez te ayudará a detallar las pérdidas y ganancias que ha tenido la organización y disponer de información minuciosa con respecto a todos los movimientos contables que se realicen en la misma.

Los datos permitirán saber cuáles han sido los movimientos financieros de tu organización y, con base en ello, aplicar estrategias para mejorar procesos operativos, al igual que determinar cuáles son los productos y/o servicios con una mayor demanda, así como aquellos que, por el contrario, no han sido solicitados de la forma esperada.

En este sentido, estar al tanto de tus ingresos y egresos en tiempo real, ofrecerá los siguientes beneficios a tu organización:

- Te permitirá eliminar aquellos gastos que sean innecesarios para la empresa.

- Sabrás cuáles son las deudas que tiene la organización y podrás mantener un seguimiento de las mismas, evitando la insolvencia en la misma.

- Se te facilitará el proceso de toma de decisiones empresariales con respecto a un correcto uso de las finanzas de la empresa.

- Conoce los movimientos de las cuentas bancarias

Una de las maneras de cómo utilizar los programas para llevar la contabilidad es sincronizando estos softwares con las cuentas bancarias empresariales y, de ese modo, poder ver todos los movimientos financieros que se realizan en las mismas.

Esto contribuye a tener una mayor monitorización de los ingresos y egresos en la organización, lo que permitirá saber cuál es la relación existente entre los activos y pasivos financieros de tu negocio, particularmente en

lo que concierne a aspectos como las cuentas por cobrar y las que este tiene que pagar.

Asimismo, podrás estar al tanto de algunos aspectos como los que te mencionaremos a continuación:

- Sabrás cuál es el nivel de liquidez de tu organización.

- Determinarás si se está presentando alguna malversación de fondos o fraude financiero en la misma y poder determinar cuáles los correctivos o acciones que deben aplicarse en tal situación.

- Optimiza el proceso de facturación de tu negocio

Algunas herramientas online para llevar la contabilidad de tu empresa o negocio suelen facilitar el proceso de facturación, en vista de que podrás automatizar diversas tareas concernientes al envío de facturas a tus clientes.

En este sentido, estos programas online suelen permitir que mediante correos electrónicos se envíen las facturas a los clientes y estos incluso, pueden tener la posibilidad de pagarlas online.

Tener la posibilidad de optimizar diferentes labores concernientes a la facturación te ofrecerá los siguientes beneficios:

- Enviarás las facturas de tu empresa o negocio según los lineamientos legales establecidos para este tipo de documento mercantil.

- Cobrarás de una forma más rápida a los clientes.

- Podrás emitir y enviar facturas electrónicas sin mayores dificultades y de modo seguro.

Beneficios del uso de los softwares contables

Los programas para contabilidad online ofrecen diversos beneficios a las organizaciones que los implementan, ya que les permiten llevar a cabo sus diversas tareas en este ámbito que deben ser tomados con gran seriedad y requieren de monitorización con un seguimiento exhaustivo:

Algunas de los beneficios que ofrece el uso de un software para la contabilidad empresarial son los siguientes:

- Podrás mantener un mayor control y análisis de la situación financiera actual de tu empresa o negocio.

- Facilitan el desarrollo y análisis de los estados contables de la organización.

- Dispondrás de la información financiera de tu empresa o negocio en un mismo lugar.

- Estos programas suelen tener mecanismos de seguridad para proteger los datos contables de tu empresa o negocio.

Optimiza la gestión contable de tu empresa con un software para contabilidad online

Las herramientas para llevar la contabilidad pueden transformar la operatividad de las organizaciones, en vista de que el ámbito financiero ejerce un rol muy importante en la toma de decisiones empresariales.

En este sentido, tener la facilidad de disponer de una forma rápida y precisa de la información financiera de tu organización te permitirá llevar a cabo labores que garantizarán un flujo de trabajo óptimo durante la ejecución de proyectos y funciones en el negocio, dado que planificarás de una forma más ágil y rápida la asignación de los recursos empresariales.

Sin embargo, es importante que te cerciores de añadir datos financieros veraces para que los resultados obtenidos al utilizar estas herramientas tecnológicas sean los esperados y no tengas riesgos de verte en la necesidad de asumir obligaciones de índole financiera o legal como motivo a malas praxis en el plano económico o administrativo.





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