Ahí es donde los benchmarks de gasto resultan especialmente útiles, porque no solo muestran en qué están invirtiendo las empresas, sino también qué priorizan realmente los líderes que toman decisiones. Los datos apuntan a que en 2025 se han producido cambios y que la tendencia ha evolucionado.
En años anteriores, los presupuestos de los equipos han estado marcados por grandes cambios reactivos. Empezamos por la pandemia, seguido de recesiones, inflación, un entorno empresarial volátil… no han faltado situaciones extraordinarias que han llevado a los líderes a rehacer por completo sus planes de asignación del gasto (SoS) y empezar de nuevo.
Sin embargo, el año pasado fue más tranquilo. Según datos de gasto de los más de 40.000 clientes de Pleo, en lo que respecta al gasto con tarjeta, el valor medio de las transacciones (ATV) experimentó un crecimiento moderado (+4,9% interanual). Esto significa que los equipos supieron manejar los vientos macroeconómicos en contra y mantener el ATV bajo control, gastando cantidades similares por compra a las de 2024.Los cambios estacionales tampoco trajeron sobresaltos. Y, a pesar de los picos habituales en agosto y diciembre, los importes de las transacciones se mantuvieron, en general, estables.
Todo esto plantea dos preguntas: en primer lugar, ¿cómo consiguió el gasto mantenerse tan contenido? Y en segundo lugar, si 2025 fue un año tan plano en términos de gasto, ¿por qué deberían preocuparse los equipos financieros? La respuesta a ambas preguntas se reduce a un único factor, y este es la mejora en la toma de decisiones.
2025 trajo más presión pero mejores decisiones
Un gasto aburrido no significa que 2025 haya sido un año tranquilo, especialmente para quienes están a cargo de tomar decisiones financieras.La inflación anual se estabilizó en torno al 2,1% en Europa, sin dejar margen para errores ni gastos innecesarios. Mientras tanto, los viajes de negocios repuntaron con fuerza, con Europa Occidental concentrando el 88% del gasto total en viajes de negocios en Europa. La tecnología también siguió avanzando a gran velocidad, con un 88% de las empresas a nivel global reportando el uso habitual de inteligencia artificial en al menos una función del negocio. Todo ello explica por qué el 65% de los CFO afirma haber tomado más decisiones de alto nivel que 12 meses antes.
Entonces, ¿cómo es posible que, pese al ruido macroeconómico, el gasto corporativo se mantuviera estable e incluso discreto? La respuesta es sencilla, los equipos financieros mejoraron su capacidad de decisión y evitaron que ese ruido afectara a la escalabilidad sostenible del negocio. Por ejemplo, el año pasado, las empresas destinaron una parte importante de su gasto a infraestructuras clave que permiten que el negocio funcione, tales como software (SoS 11,5%) y marketing (SoS 10,4%). Esto proporcionó a los equipos las herramientas, suscripciones y actividades de crecimiento necesarias para mantenerse ágiles y centrarse en tareas estratégicas, no operativas.
Pero lo que realmente marcó 2025 fue como el gasto considerado tradicionalmente como “discrecional” ha conseguido resistir. Cuando aumenta la presión financiera, las actividades relacionadas con el compromiso de los empleados o actividades internas suelen ser las primeras en recortarse. Sin embargo, el año pasado representaron una parte significativa del gasto partidas como comidas y bebidas (SoS 7,5%), gastos de oficina (SoS 4,9%) o entretenimiento (SoS 4,7%). Esto demuestra que las empresas siguen apostando por la inversión en sus empleados y, por fin, entienden que es una palanca no solo para el engagement, sino también para el rendimiento del negocio.
Si profundizamos aún más, los principales proveedores por número de clientes muestran la diversidad de este gasto: desde desplazamientos urbanos con Uber, hasta suministros de oficina de IKEA, pasando por la optimización de flujos de trabajo con OpenAI o incluso McDonald’s, lo que demuestra que hasta un Big Mac puede contribuir al rendimiento empresarial.
La clave para invertir en tiempos de incertidumbre
Incluso en momentos difíciles, las empresas se centran en mantener el impulso y, con ello, el crecimiento. No se ven obligadas a realizar recortes reactivos que puedan ahorrar dinero a corto plazo, pero que dañan la operativa a largo plazo.
La clave de este enfoque es la previsión financiera. La estabilidad no es casual, es intencional. Los líderes deben ser capaces de proteger el gasto destinado a los factores críticos del negocio y evitar recortes incluso antes de que se planteen. Esto implica mantenerse alerta ante eventos imprevistos e inesperados.
Los responsables financieros tienen un gran reto por delante y cada vez tienen decisiones más complejas por delante. Pero esto también subraya la necesidad de que se centren en lo esencial de su función, y esto es dedicar menos tiempo a gestionar aprobaciones y corregir gastos fuera de política, y más a tomar decisiones de gasto eficaces que impulsen a las personas, el rendimiento y los beneficios.
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