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¿Cómo digitalizar las facturas de una empresa de manera correcta?

¿Cómo digitalizar las facturas de una empresa de manera correcta?

  • Es un proceso que cada vez está más arraigado entre las empresas, sabiendo que facilita la gestión de la facturación, siendo además un trámite más eficiente y efectivo, ahorrando costes, esfuerzo y tiempo.

martes 09 de noviembre de 2021, 11:07h

Uno de los principales problemas que pueden llegar a tener las empresas es el tema de la facturación, teniendo en cuenta que es una gestión fundamental y que, en muchas ocasiones, no llega a buen puerto por la pérdida de papeles. Además, expedir las facturas una a una de manera manual es un trámite complejo, en el que se tarda bastante tiempo y, sobre todo, que requiere mayores costes. Precisamente para evitar todas estas cosas y contar con un sistema mucho más eficiente, cada vez es más frecuente que las empresas se decanten por digitalizar las facturas. Aquí se puede leer más sobre los sistemas de gestión documental que están disponibles hoy en día, no obstante, para tener una idea previa, a continuación, se explican algunos detalles sobre este proceso que toda empresa debería conocer.

¿En qué consiste la digitalización de facturas?

Cuando se habla de digitalizar facturas se está haciendo referencia al proceso a través del cual, se transforman los documentos del formato en papel, al digital. Para poder llevar a cabo este procedimiento, es esencial contar con un sistema de gestión documental apropiado con el cual, se tengan a mano todo tipo de soluciones y herramientas para ello, facilitando así esta tarea en todos los sentidos.

Gracias a estos sistemas de gestión, además de poder hacer que las facturas se encuentren en formato electrónico, también suelen permitir el almacenaje de los documentos, con la facilidad de poder recuperarlos siempre que se necesite prácticamente al instante.

De igual modo, estos sistemas ayudan a la automatización y extraen todos los datos de los documentos escaneados para que toda esta información, se pueda guardar a buen recaudo en los dispositivos electrónicos y se tenga acceso a ella rápidamente y de manera sencilla.

¿Cuáles son los pasos para poder realizar la digitalización?

Dependiendo del programa de gestión documental elegido, así habrá que llevar a cabo una serie de pasos, si bien, en su mayoría, coinciden en los siguientes.

Lo primero será elegir el sistema y habrá que comprobar que se puede adaptar perfectamente al estilo de negocio. Una vez hecho esto, lo siguiente será coger todas las facturas que se tengan en papel y escanearlas para poder tenerlas en el dispositivo electrónico que corresponda.

Tras este paso, se abre el programa elegido y se seleccionan los datos que más interesen de las facturas escaneadas. Hay que decir que, habitualmente, estos programas están diseñados para leer la información seleccionada de manera automática y, por tanto, se añadirán a los otros sistemas de gestión que estén instalados rápidamente.

Por último, cuando todo esto se haya hecho, el programa se encargará de manera automática de ir informando acerca del estado en el que se encuentre el proceso en cada momento.

¿Por qué digitalizar las facturas de un negocio?

Como ya se ha visto, la digitalización de las facturas es un proceso muy ventajoso para los negocios, teniendo en cuenta los muchos beneficios que supone. Así, una de las primeras cosas que hay que comentar es que, incluir este tipo de sistemas a los negocios supone dar un paso más a la modernización, ya que se utilizarán las más innovadoras tecnologías y, por tanto, se adaptará mejor a las necesidades actuales.

También hay que decir que favorece a tener una mejor contabilización de todas las facturas, al igual que ayuda bastante para el teletrabajo, pudiendo dar estos servicios de manera telemática.

Por otro lado, el ahorro es más que notable, no solo en costes en general, también en tiempo, ya que con este tipo de sistemas la gestión de los procesos es más rápida y eficiente.

Asimismo, aumenta la productividad, mejora la organización de datos y permite que se puedan añadir los datos a sistemas de facturación electrónica tan conocidos como es el caso de Facturae.

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